Elastyczna organizacja pracy, czyli nowy przywilej dla pracowników opiekujących się dziećmi

Dzięki elastycznej organizacji pracy rodzice i opiekunowie dzieci do 8. roku życia będą mogli łatwiej godzić obowiązki zawodowe z prywatnymi. O ile pracownicy otrzymają pewne przywileje w związku z nowymi przepisami Kodeksu pracy, np. ochronę przed zwolnieniem, o tyle pracodawców czekają pewne ograniczenia. Sprawdź, czego muszą dopilnować przedsiębiorcy, którzy będą otrzymywać wnioski o elastyczną organizację pracy.

1. Zasady elastycznej organizacji pracy według dyrektywy 2019/1158 i nowych przepisów
2. Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z elastycznej organizacji pracy?
3. Wniosek o elastyczną organizację pracy – obowiązki pracownika i pracodawcy
4. Czy można zwolnić pracownika, który korzysta z elastycznej organizacji pracy?
5. Kto może odwołać elastyczną organizację pracy?
6. Dodatkowe pytania o elastyczną organizację pracy
   1. Skutki naruszenia przepisów o elastycznej organizacji pracy przez pracodawcę
   2. Miejsce przechowywania wniosków o elastyczną organizację pracy

Na czym polega elastyczna organizacja pracy?

Art. 3 ust. 1 pkt f dyrektywy 2019/1158 definiuje elastyczną organizację pracy jako możliwość dostosowania przez pracownika jego organizacji pracy, w tym przez:

1. elastyczne rozkłady czasu pracy,
2. pracę zdalną,
3. zmniejszenie wymiaru czasu pracy.

Według nowego art. 188¹ § 2 k.p. za elastyczną organizację pracy uznaje się:

1. telepracę (przepisy o telepracy zostały zastąpione przepisami o pracy zdalnej 7 kwietnia 2023 roku!),
2. system przerywanego czasu pracy,
3. system skróconego tygodnia pracy,
4. system pracy weekendowej,
5. ruchomy czas pracy,
6. indywidualny rozkład czasu pracy,
7. obniżenie wymiaru czasu pracy.

Przepisy nie określają ani minimalnego, ani maksymalnego czasu wykorzystywania nowego przywileju. Jedyne, co wskazuje dyrektywa 2019/1158, to ograniczenie okresu elastycznej organizacji pracy „w rozsądny sposób”.

Dyrektywa podkreśla znaczenie elastycznej organizacji pracy w równym traktowaniu kobiet i mężczyzn w pracy oraz w zachęceniu rodziców oraz opiekunów do pozostania na rynku pracy. W uzasadnieniu projektu możemy przeczytać, że korzystanie przez ojców z elastycznej organizacji pracy powinno sprzyjać ograniczeniu nieodpłatnej pracy wykonywanej przez kobiety w rodzinie. Co za tym idzie, ma pozostawić im więcej czasu na odpłatną pracę.

Kto może skorzystać z elastycznej organizacji pracy?

Art. 9 ust. 1 dyrektywy 2019/1158 zobowiązał państwa członkowskie do umożliwienia pracownikom ubiegania się o elastyczną organizacji pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do co najmniej 8 lat. W nowych przepisach przyjęto ten wiek jako górną granicę. Zgodnie z art. 188¹ § 1 k.p. pracownik wychowujący maksymalnie 8-letnie dziecko może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o elastyczną organizację pracy. Musi zachować co najmniej 21 dni wyprzedzenia.

Za „pracownika wychowującego dziecko” należy uznać i rodzica, i opiekuna, który – zgodnie z opisem w uzasadnieniu projektu – zapewnia opiekę lub wsparcie krewnemu bądź osobie zamieszkującej to samo gospodarstwo domowe, szczególnie kiedy wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych. Pracownikom wychowującym dzieci będą przysługiwać jeszcze inne przywileje – urlop opiekuńczy i urlop ojcowski.

Zgodnie z art. 9 ust. 4 dyrektywy 2019/1158 państwa członkowskie mogłyby uzależnić prawo do składania wniosku o elastyczną organizację pracy od wcześniejszego okresu pracy bądź stażu pracy.. Krajowe przepisy nie mogłyby wymagać, aby te okresy wynosiły więcej niż 6 miesięcy. Nowelizacja Kodeksu pracy nie przewiduje takiego ograniczenia. Nawet nowo zatrudniony pracownik bądź osoba zaczynająca pierwszą pracę w życiu ma prawo do ubiegania się o elastyczną organizację pracy. Jedynym kryterium jest wiek dziecka.

Jak napisać wniosek o elastyczną organizację pracy?

Według art. 188¹ § 3 k.p. wniosek pracownika musi zawierać:

1. imię, nazwisko, datę urodzenia dziecka,
2. uzasadnienie chęci skorzystania z elastycznej organizacji pracy,
3. datę rozpoczęcia i zakończenia elastycznej organizacji pracy,
4. rodzaj elastycznej organizacji pracy (jeden z wskazanych w art. 188¹ § 2 k.p.).

Pracodawca, rozpatrując wniosek, musi zwrócić uwagę zarówno na potrzeby osoby wnioskującej, jak i własne, a szczególnie zapewnienie normalnego toku pracy, jej organizację i rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ma 7 dni na udzielenie odpowiedzi drogą elektroniczną lub papierową. To oznacza, że jeśli pracownik złożyłby wniosek 8 maja 2023 roku, pracodawca musiałby udzielić odpowiedzi najpóźniej 15 maja 2023 roku. 7 dni należałoby odliczyć od 9 maja.

Art. 188¹ § 5 k.p. przewiduje 3 rozwiązania:

1. zgodę,
2. odmowę z uzasadnieniem,
3. wskazanie innego terminu, w którym pracownik mógłby skorzystać z elastycznej organizacji pracy.

Ochrona pracownika przed zwolnieniem

Art. 188¹ § 7 k.p. podkreśla, że złożenie wniosku nie może być przyczyną:

• wypowiedzenia umowy o pracę,
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia,
• prowadzenia przygotowań do zwolnienia pracownika.

Jeśli pracownik, który złożył wniosek o elastyczną organizację pracy, będzie podejrzewał, że otrzymał wypowiedzenie z tego powodu, będzie mógł zażądać, aby pracodawca przedstawił „należycie uzasadnione powody zwolnienia”.

Ponadto nowe brzmienie art. 177 § 1 k.p. stanowi, że pracodawca nie może ani wypowiedzieć, ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem, kiedy korzysta z elastycznej organizacji pracy, chyba że:

• istnieją przyczyny, które uzasadniają rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika,
• zakładowa organizacja związkowa, która reprezentuje pracownika, zgadza się na rozwiązanie umowy.

Art. 177 § 1¹ pkt 2 k.p. doprecyzowuje, że ochrona pracownika przed zwolnieniem zaczyna obowiązywać na 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy, jeżeli pracownik złoży wniosek z wyprzedzeniem większym niż 21 dni.

Kiedy można się wycofać z elastycznej organizacji pracy?

Jeśli pracownik zechce wrócić do poprzedniej organizacji pracy we wcześniejszym terminie niż wskazany we wniosku, będzie musiał złożyć kolejny wniosek, w którym poda okoliczności wpływające na tę decyzję.

Pracodawca musi odpowiedzieć pracownikowi w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku, przy czym może:

1. zgodzić się na wcześniejszy powrót do poprzedniej organizacji pracy,
2. odmówić (z podaniem powodu),
3. wskazać inny termin wycofania elastycznej organizacji pracy.

Co ważne, przepisy nie przewidują takiej możliwości dla pracodawcy, który chciałby wycofać zgodę, aby przywrócić wcześniejszą organizację pracy pracownika ze względu na zmianę okoliczności w firmie. Aktualnie jedynym wyjściem z takiej sytuacji wydaje się złożenie wypowiedzenia warunków płacy i pracy, czyli wypowiedzenia zmieniającego.

W związku z tym eksperci ds. prawa pracy zaznaczają, aby pracodawcy przemyśleli akceptowanie wniosków, w których pracownicy postulują o bardzo długi okres elastycznej organizacji pracy, np. co najmniej roczny. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest „przetestowanie” elastycznej organizacji pracy przez nie dłużej niż kilka miesięcy. Oczywiście pracodawca nie może odrzucić wniosku pracownika, jeżeli nie ma solidnego uzasadnienia, ponieważ naraża się na karę grzywny.

Dodatkowe pytania o elastyczną organizację pracy