Ekwiwalent za pracę zdalną – jak go obliczyć? Kiedy należy się pracownikowi?

Nowe przepisy o pracy zdalnej zobowiązują pracodawców do pokrycia kosztów, które ponoszą pracownicy w trybie home office, m.in. wydatków na prąd czy internet. Jeśli zdalny pracownik wykorzystuje np. prywatnego laptopa, monitor, klawiaturę i myszkę do pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny, który można zastąpić ryczałtem. Jak ustalić ekwiwalent za pracę zdalną? Na co muszą uważać pracodawcy obliczający ekwiwalenty?

1. Kiedy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny?
2. Jak ustalić ekwiwalent za pracę zdalną?
   1. Jak obliczyć ekwiwalent za laptopa do pracy zdalnej na podstawie odpisu amortyzacyjnego?
   2. Jak obliczyć ekwiwalent za laptopa do pracy zdalnej według liczby przepracowanych godzin?
3. Dlaczego warto zastąpić ekwiwalent za pracę zdalną ryczałtem?
4. Czy ekwiwalent za pracę zdalną jest opodatkowany i ozusowany?
5. Dodatkowe pytania o ekwiwalent za pracę zdalną
   1. Czy wysokość ekwiwalentu może się zmieniać w trakcie zatrudnienia?
   2. Czy pracodawca musi wypłacać ekwiwalent co miesiąc?

Którym zdalnym pracownikom przysługuje ekwiwalent pieniężny? 

Zgodnie z art. 67²⁴ § 3 Kodeksu pracy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą należy się pracownikowi, który wykorzystuje materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, ale niezapewnione przez pracodawcę. Przepis podkreśla także, że wskazany sprzęt musi spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, czyli np. uwzględniać zasady ergonomii. 

Co do zasady, według art. 67²⁴ § 1 pkt 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia zdalnemu pracownikowi tych materiałów, narzędzi i urządzeń, chyba że strony uzgodnią, że pracownik zorganizuje je we własnym zakresie, np. będzie używał prywatnego laptopa. To ważne, ponieważ pracodawca nie może nakazać pracownikowi używania własnego sprzętu podczas home office. 

Jak ustalić ekwiwalent za pracę zdalną? 

Po pierwsze, według art. 67²⁴ § 5 k.p. ekwiwalent za pracę zdalną musi bazować na: 

1. normach zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, 
2. ich udokumentowanych cenach rynkowych, 
3. ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cenie rynkowej tego materiału. 

Po drugie, pracodawca może obliczyć ekwiwalent pieniężny według przepisów podatkowych dotyczących odpisu amortyzacyjnego lub ustalając wartość sprzętu proporcjonalnie do liczby godzin przepracowanych zdalnie w danym miesiącu.

Ekwiwalent za pracę zdalną – zasady obliczania odpisu amortyzacyjnego

Załóżmy, że pracownik pracujący cały czas zdalnie wykorzystuje prywatnego laptopa o wartości 5400 zł. Aby obliczyć roczny odpis amortyzacyjny, pracodawca musi zastosować stawkę amortyzacji w wysokości 30%, która jest przypisana do symbolu 487 w KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych), czyli zespołów komputerowych. 

5400 zł × 30% = 1620 zł 

1620 zł : 12 miesięcy = 135 zł 

Z obliczeń wynika, że ekwiwalent pieniężny za używanie prywatnego laptopa w pracy zdalnej wynosi 135 zł. Analogicznie należałoby obliczyć ekwiwalent za monitor, klawiaturę, myszkę czy słuchawki z mikrofonem.

Ekwiwalent za pracę zdalną – zasady obliczania wartości sprzętu proporcjonalnie do liczby godzin przepracowanych zdalnie

Ten sposób wymaga szczegółowych obliczeń i ewidencjonowania godzin wykorzystywania sprzętu przez pracownika. To oznacza, że z jednej strony – mamy precyzyjnie obliczony ekwiwalent, z drugiej strony – większe obciążenie czasowe po stronie pracowników i HR. 

Jak to wygląda w przypadku laptopa o wartości 5400 zł? 

Załóżmy, że nowo zatrudniony pracownik, który będzie pracował w modelu hybrydowym, podpisał umowę na czas określony na 12 miesięcy. 

5400 zł : 12 miesięcy = 450 zł 

Pracownik na pełnym etacie przepracuje od 152 do 184 godzin w ciągu miesiąca, przy czym przysługują mu 64 godziny home office w każdym miesiącu. To oznacza, że ekwiwalent za prywatnego laptopa do celów służbowych wyniesie od ok. 157 zł do 185 zł w zależności od wymiaru czasu pracy i liczby godzin przepracowanych zdalnie w każdym miesiącu. Średnia wartość ekwiwalentu to 172 zł.

Miesiąc	Wymiar czasu pracy w 2023 roku	Stawka ekwiwalentu za 1 h korzystania z prywatnego laptopa o wartości 5400 zł do celów służbowych	Ekwiwalent pieniężny za używanie prywatnego laptopa do celów służbowych podczas home office
styczeń	168	2,68 zł	171,52 zł
luty	160	2,81 zł	179,84 zł
marzec	184	2,45 zł	156,80 zł
kwiecień	152	2,96 zł	184,44 zł
maj	168	2,68 zł	171,52 zł
czerwiec	168	2,68 zł	171,52 zł
lipiec	168	2,68 zł	171,52 zł
sierpień	176	2,56 zł	163,84 zł
wrzesień	168	2,68 zł	171,52 zł
październik	176	2,56 zł	163,84 zł
listopad	160	2,81 zł	179,84 zł
grudzień	152	2,96 zł	184,44 zł
średnia liczba godzin do przepracowania w miesiącu	167	2,69 zł	172,16 zł

Ryczałt zamiast ekwiwalentu pieniężnego za sprzęt prywatny używany w celach służbowych

Przepisy dopuszczają zastąpienie ekwiwalentu ryczałtem, który powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

O ile ryczałt powinien być zbliżony do ekwiwalentu, o tyle nie zobowiązuje do np. ustalania cen rynkowych poszczególnych sprzętów należących do różnych pracowników. Pracodawca może przyjąć średnią wartość laptopa, monitora, klawiatury czy myszki i na tej podstawie wyznaczyć stawkę ryczałtową dla wszystkich zdalnych pracowników.

Oczywiście jeśli jedna osoba pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy zdalnie, a druga – tylko kilka dni w miesiącu, należy odpowiednio przeliczyć ryczałt.

Czy od ekwiwalentu pieniężnego za pracę zdalną nalicza się podatek i składki ZUS?

Nie, podobnie jak w przypadku ryczałtu, wypłata ekwiwalentu pieniężnego za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Brak opodatkowania i oskładkowania sprawia, że ekwiwalent za pracę zdalną może podlegać ścisłej kontroli ze strony fiskusa lub ZUS. Jeżeli pracodawca nie wykaże, na jakiej podstawie obliczył podejrzanie wysoki ekwiwalent, np. za prywatny sprzęt komputerowy pracownika, fiskus prawdopodobnie uzna, że przedsiębiorca wypłacił część wynagrodzenia w formie ekwiwalentu, aby uniknąć daniny. 

Zgodnie z art. 67²⁰ § 6 pkt 3 k.p. i art. 67²⁰ § 7 k.p. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego muszą być określone w jednym z dopuszczalnych dokumentów: 

• porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, 
• regulaminie, w którym pracodawca uwzględni ustalenia podjęte ze związkami zawodowymi lub wnioski po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, 
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę w pewnych okolicznościach, np. podczas stanu zagrożenia epidemicznego, 
• porozumieniu zawartym z pracownikiem, który złożył wniosek o pracę zdalną lub podjął ją z inicjatywy pracodawcy (ale nie na podstawie polecenia!).

Dodatkowe pytania o ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną