Dział kadr i płac w firmie czy biuro rachunkowe

Niemal 23% przedsiębiorstw, które wzięło udział w V edycji „Badania Analityki HR”, realizuje obowiązki kadrowo-płacowe wyłącznie poza firmą. Blisko 10% respondentów łączy outsourcing z utrzymywaniem działu kadr i płac, a większość organizacji samodzielnie rozlicza pracowników. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że outsourcing kadrowo-płacowy nie jest szczególnie popularny. Niemniej raport pokazuje, że kadry i płace uplasowały się na 2. miejscu w rankingu procesów obsługiwanych zewnętrznie. Przekonaj się, które rozwiązanie jest lepsze dla Ciebie – wewnętrzny dział kadr i płac czy współpraca z biurem rachunkowym? Jaką trzecią opcję warto rozważyć?

Ile kosztuje utrzymanie działu kadrowo-płacowego?

Główny koszt prowadzenia działu kadrowo-płacowego w firmie stanowią wynagrodzenia. Koszty zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac zależą od m.in. lokalizacji siedziby przedsiębiorstwa, zakresu obowiązków (w tym liczby obsługiwanych pracowników) oraz doświadczenia. Istotne czynniki to także:

branża, w której obowiązują specyficzne przepisy, np. TSL,

zatrudnianie cudzoziemców,

rozliczanie pracowników pracujących zdalnie za granicą (okazjonalnie lub stale),

stopień automatyzacji HR w firmie, który wpływa na czas realizacji obowiązków i obciążenie zadaniami.

Co więcej, pracodawca powinien uwzględnić wydatki takie, jak:

zakup sprzętu komputerowego,

opłacenie licencji programu kadrowo-płacowego,

dostęp do portali branżowych ukrytych za paywallem,

udział pracowników w konferencjach, szkoleniach i webinarach, szczególnie związanych z nowelizacjami przepisów,

zwrot kosztów pracy zdalnej (całkowitej lub częściowej, czyli hybrydowej),

udział pracownika w PPK,

finansowanie benefitów.

Ile wynosi wynagrodzenie specjalisty ds. kadr i płac?

Według 13. edycji „Raportu płacowego” Antal kandydaci na stanowiska w obszarze administracyjnym otrzymują najwyższe stawki w województwie mazowieckim, a najniższe są domeną województw takich, jak lubelskie, podkarpackie i świętokrzyskie. Średnia płaca w branży administracyjnej wynosi 9308 zł brutto, natomiast pracownicy działu HR zarabiają przeciętnie 13 720 zł brutto. Uwaga – te stawki zostały obliczone na podstawie wynagrodzeń na stanowiskach na różnych szczeblach.

Wynagrodzenie dla specjalisty ds. kadr i płac sięga od 9000 zł do 11 000 zł brutto. Jeśli organizacja zatrudni specjalistę ds. wynagrodzeń i benefitów, powinna rozważyć płacę między 10 000 zł a 12 000 zł brutto. Zbliżone stawki podaje „Raport płacowy 2024” Hays Poland. Optymalne wynagrodzenie dla specjalisty kadrowo-płacowego wynosi 9000 zł brutto. Junior Payroll Specialist zarabia od 5000 zł do 6500 zł brutto, a płaca na stanowisku Compensation & Benefits Specialist sięga 13 000 zł brutto. Kierownicy ds. kadr i płac otrzymują od 14 000 zł do 18 000 zł brutto.

Stawki zostały ustalone na podstawie procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez agencje rekrutacyjne. To oznacza, że raporty płacowe prezentujące dane z systemów kadrowo-płacowych pracodawców mogą przedstawiać inne kwoty, które różnią się w zależności od zakresu obowiązków na stanowisku czy regionu kraju.

Co wpływa na liczbę pracowników w dziale kadrowo-płacowym?

Raport „Stan analityki HR w Polsce”, który powstał na podstawie V edycji „Badania Analityki HR”, podaje, że przeciętnie 140 pracowników przypada na jedną osobę z obszaru administracji, kadr i płac. Jeden HR-owiec w firmie zatrudniającej do 249 pracowników obsługuje przeciętnie 36 osób pod kątem różnych procesów. Obciążenie rośnie do 71 pracowników w przedsiębiorstwach zatrudniających do 499 osób i do 91 pracowników w firmach zatrudniających do 999 osób.

Liczność działu kadrowo-płacowego zależy od wielu czynników, w tym sposobu rozliczania pracowników. Automatyzacja naliczania wynagrodzeń sprzyja eliminacji czasochłonnych, manualnych i nużących zadań, np. przepisywania danych rozproszonych w elektronicznych i papierowych źródłach do programu kadrowo-płacowego.

Platforma TribePerk z funkcją samoobsługi pracowniczej i zintegrowanymi modułami odciąża specjalistów ds. kadr i płac. Pracownicy samodzielnie zgłaszają nieobecności, np. urlopy na żądanie, które są widoczne we wspólnym kalendarzu i automatycznie przesyłane do modułu płacowego. Informacje o absencjach chorobowych są pobierane z PUE ZUS.

Jedyne, co musi zrobić pracownik działu kadrowo-płacowego, to zweryfikować, czy pracownik uzupełnił godziny pracy w danym miesiącu, przypisać dodatkowe składniki wynagrodzenia (np. premię) i wygenerować listę płac kilkoma kliknięciami. System umożliwia także szybką wysyłkę deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych.

Co więcej, system kadrowo-płacowy online pozwala pracownikom na pobieranie pasków wynagrodzeń i weryfikację danych, np. wymiaru urlopu wypoczynkowego, bez angażowania innych osób. Dział kadr i płac, który nie musi odpowiadać na powtarzalne pytania, ma więcej czasu na strategiczne zadania, np. usprawnianie systemu wynagrodzeń.

Jakie są zalety i wady utrzymywania działu kadr i płac w firmie?

Dzięki wewnętrznemu działowi kadrowo-płacowemu pracodawca:

utrzymuje know-how i rozwija wiedzę specjalistyczną w firmie,

ma natychmiastowy dostęp do danych kadrowo-płacowych (bez czekania na odpowiedź z biura rachunkowego),

ma swobodę w wyborze systemu kadrowo-płacowego, którym może zastąpić niekompatybilne aplikacje,

może wdrożyć program kadrowo-płacowy w chmurze, który wyeliminuje przesyłanie informacji e-mailami, np. wniosków urlopowych,

nie ponosi dodatkowych opłat za czynności kadrowo-płacowe, których nie wykonuje się standardowo w każdym miesiącu.

Jakie są ryzyka związane z prowadzeniem kadr i płac w firmie?

Jeżeli organizacja zatrudnia wyłącznie jedną osobę zajmującą się procesami kadrowo-płacowymi, istnieje ryzyko, że jej nagła nieobecność chorobowa poskutkuje przekroczeniem terminów określonych w umowach i przepisach. W tej sytuacji pracodawca poniesie dodatkowe koszty związane z zastępstwem.

Pracodawca ponosi liczne koszty poza wynagrodzeniami. Musi zapewnić pracownikom dostęp do szkoleń, aby aktualizowali i rozwijali wiedzę. Koszt utrzymania działu kadr i płac obejmuje także świadczenia związane z absencjami, podczas których pracownik nie wykonuje pracy.

Specjalista ds. kadr i płac, który złoży wypowiedzenie, uruchomi kosztowny proces rekrutacyjny. Trzeba go sfinalizować, zanim upłynie okres wypowiedzenia. Przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na przerwę w procesach kadrowo-płacowych. Ponadto istnieje ryzyko, że odchodzący specjalista nie zdąży wdrożyć nowo zatrudnionej osoby, szczególnie jeśli ma do wykorzystania zaległy urlop wypoczynkowy.

Ile kosztuje obsługa kadr i płac w biurze rachunkowym?

Biura rachunkowe nie tylko pobierają stałą stawkę za obsługę kadrowo-płacową każdego pracownika, ale także naliczają pozaabonamentowe opłaty za czynności wymienione w cennikach i/lub umowie. Koszt rozliczenia jednej osoby zależy od m.in. branży i liczby pracowników zatrudnianych przez przedsiębiorstwo.

Podstawowy koszt obejmuje zwykle przygotowanie listy płac, rozliczenia z ZUS-em i urzędem skarbowym oraz prowadzenie akt osobowych. Niektóre biura rachunkowe realizują dodatkowe obowiązki, np. sporządzanie rocznych deklaracji, w ramach abonamentu, inne – doliczają opłaty.

Tabela przedstawia orientacyjne opłaty za procesy kadrowo-płacowe dla jednego pracownika, aczkolwiek biuro rachunkowe może się rozliczać godzinowo.

Usługa realizowana w ramach obsługi kadrowo-płacowej pracowników	Przykładowa stawka z cennika biura rachunkowego
Rozliczenia związane z PPK (Pracowniczymi Planami Kapitałowymi)	Od 20 zł do 100 zł netto/pracownik150 zł netto za obsługę portalu PPK klienta plus 150 zł netto za naliczenie składek dla wszystkich pracowników
Przygotowanie wypowiedzenia umowy o pracę	Od 10 zł do 200 zł netto/pracownik
Sporządzenie świadectwa pracy	Od 15 zł do 150 zł netto/pracownik
Wysyłka świadectwa pracy do pracownika pocztą z potwierdzeniem odbioru	Od 15 zł netto
Rozliczenie delegacji krajowej lub zagranicznej	Od 20 zł do 100 zł netto/pracownikOd 30 zł netto za rozliczenie jednej delegacji
Zgłoszenie pracownika do ZUS lub wyrejestrowanie	Od 10 do 70 zł netto/pracownik
Wystawienie zaświadczenia o zarobkach na formularzu bankowym	Od 30 zł netto/pracownik
Przygotowanie zestawień na życzenie pracodawcy	Od 50 zł netto
Przygotowanie skierowania na badania medycyny pracy i wysyłka elektronicznej wersji dla pracownika	Od 30 zł netto
Założenie kartoteki elektronicznej dla nowo zatrudnionej osoby	Od 30 zł netto

Opracowanie własne na podstawie cenników biur rachunkowych z dnia 31.07.2024

Jak widzisz, koszt rozliczania pracowników przez biuro rachunkowe może się zmieniać z miesiąca na miesiąc. Przedsiębiorstwu trudno przewidzieć finalną kwotę na fakturze, co nie sprzyja skrupulantemu planowaniu wydatków.

Z tego względu obsługa kadr i płac w TribePerk bazuje na stałej opłacie all inclusive, czyli abonamencie za każdego pracownika. Co więcej, zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa umożliwia m.in. samodzielne generowanie elektronicznych pasków wynagrodzeń czy rachunków do umów cywilnoprawnych – bez dodatkowych opłat.

Jakie są zalety i wady obsługi kadrowo-płacowej w biurze rachunkowym?

Co zyska pracodawca, który współpracuje z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac?

Eliminację kosztów utrzymywania wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. Wystarczy, że zatrudni jedną osobę, która zajmie się komunikacją z biurem rachunkowym. Tę funkcję może pełnić office manager lub HR Manager w zależności od struktury firmy.

Odciążenie działu HR od czasochłonnych, nudnych i powtarzalnych obowiązków. Pracownicy zyskają więcej czasu na strategiczne zadania, np. rozwój programów dla talentów, motywowanie pracowników czy analizowanie wskaźników HR.

Gwarancję ciągłości rozliczeń pracowników. Biuro rachunkowe musi wyznaczyć osobę zastępującą nieobecną, aby dochować terminów wynikających z przepisów i umów.

Odszkodowanie za ewentualne błędy kadrowo-płacowe, które nie wynikają z niedopatrzeń po stronie przedsiębiorstwa, a wpływają na reperkusje ze strony PIP, US czy ZUS.

Wsparcie w okresie nowelizacji przepisów, które nakładają nowe obowiązki na pracodawców. Biuro rachunkowe ułatwi przygotowanie nowych dokumentów i wdrożenie zmian w procesach kadrowo-płacowych na czas.

Dostęp do doświadczenia specjalistów, którzy realizowali procesy kadrowo-płacowe dla firm z różnych branż. Dzięki szerokiej wiedzy mogą zaproponować rozwiązania, które zoptymalizują koszty zatrudnienia.

Jakie wady może mieć obsługa kadr i płac przez biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe, które nie automatyzuje procesów kadrowo-płacowych, traci czas na manualne, nużące zadania, np. przepisywanie danych z e-maili od klientów do programu kadrowo-płacowego. Presja czasu i duże obciążenie obowiązkami sprzyja popełnianiu błędów na liście płac.

Pracodawca nie ma swobodnego dostępu do danych kadrowo-płacowych, które nie są przechowywane w chmurze, tylko programie zainstalowanym na komputerze specjalisty w biurze rachunkowym. Jeśli chce przejrzeć dane związane z nieobecnościami czy wynagrodzeniami, musi poprosić o raport, na który może oczekiwać nawet przez kilka dni roboczych.

Małe, lokalne biura rachunkowe nie rozwijają własnych technologii kadrowo-płacowych, tylko bazują na tradycyjnych programach i komunikacji e-mailowej. To sprawia, że pracodawca nie eliminuje uciążliwego zbierania danych rozproszonych w różnych źródłach w organizacji.

Pracodawca ponosi koszt abonamentu i dodatkowych czynności wg cennika lub wyceny indywidualnej w umowie. W efekcie koszt obsługi kadrowo-płacowej zmienia się z miesiąca na miesiąc.

Rozliczaj pracowników i usprawnij firmę dzięki automatyzacji

To możliwe dzięki nowoczesnemu outsourcingowi kadr i płac w TribePerk, który gwarantuje Ci całodobowy dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej w chmurze. TribePerk rozlicza Twoich pracowników, a Ty pobierasz gotowe listy płac i raporty kilkoma kliknięciami. Co więcej, Twoi pracownicy samodzielnie generują paski wynagrodzeń, raportują czas pracy i składają wnioski urlopowe – na jednej platformie!

Poznaj więcej zalet nowoczesnego outsourcingu kadr i płac