Dział HR – czym się zajmuje? Lista obowiązków i stanowisk

Pracowników działów HR wyróżnia interdyscyplinarność, czyli umiejętności i wiedza z zakresu m.in. motywowania pracowników, prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, rozwiązywania konfliktów, układania struktury wynagrodzeń czy prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych. To zaledwie kilka z wielu obowiązków specjalistów ds. personalnych. Sprawdź, na czym polega praca działu HR. Jak podzielić obowiązki między osoby piastujące różne stanowiska w dziale zarządzania zasobami ludzkimi?

Co oznacza skrót HR?

HR oznacza „human resources”, czyli „zasoby ludzkie”, które należy rozumieć jako wszystkie osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie. HRM („human resources management”), czyli zarządzanie zasobami ludzkimi, łączy pielęgnowanie szeroko pojętego dobrostanu pracowników ze strategią rozwoju organizacji.

Sukces firmy zależy od efektywnego, usatysfakcjonowanego i zaangażowanego kapitału ludzkiego. Mimo że to sformułowanie brzmi bezosobowo i sugeruje, że pracownicy tworzą monolit, to HR musi monitorować potrzeby, zadowolenie i wydajność każdej osoby. Co więcej, odgrywa rolę pośrednika między zarządem, managerami, specjalistami i pracownikami niższych szczebli. Często pełni funkcję mediatorską i negocjatorską, zapobiegając konfliktom.

Dział personalny odpowiada za cały cykl życia pracownika w organizacji, a nawet wykracza obowiązkami poza okres od podpisania umowy przedwstępnej po wydanie świadectwa pracy. HR realizuje zadania z zakresu employer brandingu (budowania marki pracodawcy) i rekrutacji, aby przyciągać odpowiednich kandydatów, w tym talenty, czyli wysoko wyspecjalizowane osoby.

Dział HR – czym się zajmuje?

Tradycyjnie wyodrębnia się „twardy” i „miękki” HR. Pierwszy dotyczy przede wszystkim rozliczeń kadrowo-płacowych, a drugi – benefitów, komunikacji wewnętrznej, motywowania pracowników czy rekrutacji. Te obszary wpływają na siebie, bo „miękka” rekrutacja wymaga skrupulatnego podliczania kosztów, a „twarde” planowanie urlopów – uwzględnienia rozwiązań, które nie wynikają z Kodeksu pracy, a oczekiwań zatrudnionych, np. dodatkowych dni wolnych. „Twardy” system wynagrodzeń bazuje nie tylko na chłodnych kalkulacjach, ale również na ankietach, w których do głosu dochodzą emocje pracowników. Co więcej, „twarde” i „miękkie” procesy HR muszą być spójne z celami biznesowymi przedsiębiorstwa.

Jakie zadania realizuje dział HR?

Dział HR jest wielozadaniowy. Liczba pracowników, którzy zajmują się niżej wymienionymi obowiązkami, zależy od struktury organizacji. Niestety, statystycznie obciążenie HR-owca rośnie, zarówno pod kątem liczby obsługiwanych pracowników, jak i prowadzonych procesów.

Rozlicza pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami – dotyczącymi m.in. absencji chorobowych, pensji, urlopów, pracy zdalnej czy okresów wypowiedzeń. Warto, aby pracownicy HR potrafili „przetłumaczyć” część zagadnień kadrowo-płacowych, np. zasady obliczania urlopu proporcjonalnego, osobom wątpiącym w dane w firmowym systemie. Kwestie finansowe są łatwiejsze do zrozumienia dzięki czytelnym paskom płacowym.

Strategicznie doradza kadrze zarządzającej – dział HR powinien być data-driven, czyli oparty na danych, które argumentują wdrażanie zmian w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Co prawda analityka kojarzy się z „twardym” HR, ale również „miękkiemu” HR można przyporządkować mierniki, np. prezentujące wyniki badania satysfakcji pracowników. Zarząd spogląda przychylniejszym okiem na propozycje zmian w ofercie benefitów czy siatce płac, jeśli modyfikacje są poparte wykresami.

Inicjuje digitalizację procesów – elektroniczne wnioski urlopowe na platformie kadrowo-płacowej TribePerk przyspieszają proces udzielania dni wolnych – zarówno w porównaniu z papierowym obiegiem, jak i bazującym na e-mailach. Pracownicy nie muszą pobierać i wypełniać formularzy, które krążą nawet między kilkoma osobami, zanim trafią do systemu kadrowo-płacowego. Wystarczy kilka kliknięć, aby zgłosić i zaakceptować wniosek. Dni wolne są automatycznie uwzględniane w kalendarzu nieobecności i pobierane przez moduł płacowy. Automatyzacja w pracy HR-owca usprawnia całą organizację, oszczędzając czas pracowników i managerów.

Nadzoruje obieg dokumentów – dział personalny czuwa nad elektroniczną i papierową dokumentacją, w tym aktami osobowymi, aneksami do umów, ewidencją czasu pracy, listami obecności, wnioskami urlopowymi czy zwolnieniami lekarskimi.

Kształtuje politykę płacową – godzi oczekiwania pracowników oraz interesy organizacji. Co więcej, system wynagrodzeń powinien być kształtowany na podstawie benchmarków, np. raportów płacowych, aby utrzymać konkurencyjność firmy na rynku pracy. Działy HR powinny się skupiać również na zmniejszaniu luk płacowych i wdrażaniu transparentnej siatki płac w związku z dyrektywą o jawności wynagrodzeń.

Rozwija politykę szkoleniową, programy dla talentów oraz rozwojowe dla wszystkich zatrudnionych – w tym programy reskillingowe (w celu przekwalifikowania pracowników, którzy chcą np. zmienić dział) i upskillingowe (w celu podniesienia kompetencji przy zachowaniu dotychczasowej ścieżki kariery). Obowiązkiem działu HR jest także opracowanie strategii sukcesji, czyli wyznaczenia i przeszkolenia następców osób na najważniejszych stanowiskach przed ich odejściem z firmy. W tym obszarze można uwzględnić również projektowanie ścieżek kariery.

Realizuje politykę DEI (Diversity, Equity, Inclusion) – skoncentrowaną na równości, różnorodności i włączaniu. Co istotne, ma zastosowanie w systemie wynagrodzeń, w którym nie powinny występować nieuzasadnione różnice w płacach. Niestety, wspomniany raport o analityce HR przedstawia, że aż 60,4% zbadanych firm nie miało strategii DEI w 2023 roku. Niemal tak samo często jest pomijana strategia CSR (Corporate Social Responsibility), która dotyczy społecznej odpowiedzialności biznesu, uwzględniającej m.in. ochronę środowiska.

Tworzy, monitoruje i interpretuje wskaźniki HR – nadzorowanie metryk związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi pozwala uniknąć problemów, które obniżają zarówno na samopoczucie pracowników na wszystkich szczeblach, jak i wyniki finansowe organizacji.

Motywuje pracowników – nie tylko pod kątem premii i wynagrodzeń, ale także innych udogodnień, w tym oferty benefitów.

Przeprowadza badania pracownicze – w tym monitorujące nastroje pracowników, mierzące poziom zadowolenia ze szkoleń czy oceniające liderów zespołów. Agnieszka Maruda, ekspertka ds. emocji i zarządzania napięciami, podkreśla w raporcie „Stan analityki HR w Polsce”, że dobrostan pracowników wynika ze zrównoważenia kilku obszarów, w tym emocjonalnego, finansowego i społecznego. Każda zatrudniona osoba powinna czuć, że przynależy do organizacji, a jej działania mają sens.

Prowadzi procesy rekrutacyjne – wystawia ogłoszenia o pracy, selekcjonuje CV czy umawia kandydatów na spotkania. Co istotne, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych nie jest obowiązkiem wyłącznie HR-owców, ale także Hiring Managerów, czyli liderów zgłaszających zapotrzebowanie na nowych pracowników. Poza tym dział HR powinien też czuwać nad elementami odpowiadającymi za napływ CV poza oficjalnymi procesami rekrutacyjnymi, np. zakładką „Kariera” na stronie internetowej przedsiębiorstwa czy postami na fanpage’u firmowym w social mediach. Praca działu HR polega również na sourcingu kandydatów, czyli wyszukiwaniu osób, które są zatrudnione i same nie szukają innego pracodawcy, ale chętnie wysłuchają propozycji.

Uczestniczy w onboardingu i offboardingu – dział zasobów ludzkich przygotowuje dokumentację związaną z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, w tym umowy o pracę i świadectwa pracy. Wdrożenie nowych pracowników wymaga zapoznania ich z podstawami funkcjonowania całej organizacji (m.in. strukturą zespołów czy ścieżkami wnioskowania o urlop). W początkowym okresie warto wyznaczyć buddy’ego spoza działu HR. To „kumpel” zajmujący się prostymi zadaniami, np. oprowadzaniem po biurze czy pokazaniem systemów. Jeśli buddy pracuje w tym samym zespole, może przekazywać nowej osobie wiedzę techniczną. Pracownicy, którzy złożyli wypowiedzenie, powinni przejść exit interview. To rozmowa umożliwiająca poznanie przyczyn odejścia i określenie słabych punktów organizacji.

Tworzy kulturę organizacyjną – normy i wartości obowiązujące w środowisku pracy i wpływające na zaangażowanie pracowników.

Analizuje skuteczność komunikacji wewnętrznej – zadaniem działu HR jest nie tylko przekazywanie informacji pracownikom, ale też weryfikowanie, czy komunikaty są angażujące i przystępne. Jeśli są albo ignorowane, albo rodzą dodatkowe pytania, warto zapytać odbiorców, co można ulepszyć. Co więcej, przepisy o sygnalistach skłaniają na HR-owców i pracodawców obowiązek przemyślenia nowych rozwiązań w komunikacji wewnętrznej, np. formy zgłaszania anonimowych doniesień o naruszaniu prawa w organizacji.

Ułatw pracownikom dostęp do ich danych kadrowo-płacowych

Czy Twoi pracownicy, którzy nie wiedzą, skąd wynika wysokość wynagrodzenia lub ile dni urlopowych im przysługuje, muszą pisać do działu HR, aby ten skontaktował się z biurem rachunkowym? Uprość ten proces za pomocą zautomatyzowanej platformy z funkcją samoobsługi pracowniczej.

Sprawdź, na czym polega employee self-service i jak go wdrożyć!

Śledzi trendy – szczególnie pod kątem automatyzacji i sztucznej inteligencji, które odciążają pracowników działów HR z prostych i powtarzalnych (a nawet nużących) zadań administracyjnych. Co więcej, „Raport płacowy 2024” Hays Poland podaje, że aż 79% zatrudnionych chciałoby uczestniczyć w szkoleniach związanych z AI, która zwiększa ich produktywność i rozwija kreatywność.

Wspiera employer branding – rozwija markę pracodawcy w social mediach oraz innych kanałach komunikacji z potencjalnymi pracownikami. Skuteczne kampanie EB sprzyjają obniżeniu kosztów pozyskania wartościowych CV.

Organizuje wewnętrzne integracje i planuje uczestnictwo firmy w zewnętrznych wydarzeniach – motywowanie pracowników w organizacji rozproszonej, która zatrudnia w modelu stacjonarnym, hybrydowym i zdalnym, jest utrudnione ze względu na kontakty na odległość. Jednym z elementów w systemie motywacyjnym może być regularne organizowanie integracji z atrakcjami wybranymi przez zatrudnionych. Jeśli chodzi o zewnętrzne wydarzenia, dział HR powinien dbać o obecność firmy na targach pracy czy uzyskanie tytułu sponsora bądź partnera merytorycznego branżowych wydarzeń.

Zarządza przestrzenią biurową – czuwa nad kalendarzem spotkań w sali konferencyjnej, dba o zaopatrzenie kuchni i przyjmuje korespondencję. W tym zakresie może pomóc HR Assistant, aczkolwiek warto pamiętać, aby asystent ds. HR zajmował się nie tylko przestrzenią biurową, ale także zadaniami administracyjnymi, aby mógł awansować np. na stanowisko Junior HR Specialist.

Czym się różni dział kadr od działu HR?

Dział kadr i płac to „twardy” obszar, któremu można przypisać zadania działu HR związane z:

rozliczaniem wynagrodzeń, w tym premii, świadczeń płacowych i pozapłacowych,

przechowywaniem dokumentacji pracowniczej,

przygotowywaniem dokumentów dla nowo zatrudnionych i odchodzących pracowników,

zgłaszaniem pracowników oraz członków ich rodzin do ubezpieczenia zdrowotnego,

ewidencją czasu pracy,

tworzeniem wzorów oświadczeń, umów, wniosków.

Co ważne, procesy kadrowo-płacowo są często obsługiwane przez firmy zewnętrzne. Niemal 1/3 uczestników V edycji „Badania analityki HR” przyznała, że nie utrzymuje działu kadrowo-płacowego. Jedynym częściej outsourcowanym obszarem jest BHP. Niemniej tylko 9% zapytanych zleca działania z zakresu Compensation & Benefits na zewnątrz.

Opłata all inclusive za każdego pracownika, dane zgromadzone na platformie w chmurze, elektroniczny obieg dokumentów…

To zaledwie kilka zalet nowoczesnego outsourcingu kadrowo-płacowego, który nie bazuje na eksportowaniu danych z programów i wysyłce informacji e-mailami do biura rachunkowego.

Sprawdź zalety i wady zautomatyzowanego outsourcingu kadr i płac

Jakie są stanowiska w dziale HR?

Struktura działu HR zależy od wielkości organizacji i potrzeb przedsiębiorstwa. Im mniejsza firma, tym więcej obowiązków spoczywa na barkach jednej osoby, np. HR Managera. Poniższa lista stanowisk w dziale HR powstała na bazie przeglądu ofert pracy. Pamiętaj, że nie istnieje jedna słuszna struktura w obszarze human resources. „Raport płacowy 2024” Hays Poland sugeruje, że aktualnie rośnie zapotrzebowanie na specjalistów HR z obszaru Learning & Development, czyli skupionego na rozwoju pracowników.

People & Culture Supervisor – odpowiada za procesy rekrutacyjne, czuwa nad onboardingiem i wdraża politykę szkoleń oraz rozwoju pracowników. Co więcej, może nadzorować podstawowe procesy kadrowo-płacowe, np. ewidencjonowanie czasu pracy czy planowanie urlopów.

Office Manager – opiekuje się przestrzenią biurową i podstawowymi potrzebami pracowników. Zajmuje się komunikacją wewnętrzną (np. zarządza kalendarzem spotkań w sali konferencyjnej) i zewnętrzną (np. zamawia kuriera). Zdarza się, że stanowi łącznik między pracownikami a działem kadrowo-płacowym lub biurem rachunkowym.

Specjalista ds. kadr i płac – rozlicza pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Referent ds. rozliczeń ZUS – osoba na tym stanowisku zajmuje się wyłącznie rozliczeniami związanymi ze składkami ZUS.

HR Administration Partner – to rola skoncentrowana na dokumentacji kadrowej, np. umowach, aneksach, wypowiedzeniach, ewidencji czasu pracy czy zaświadczeniach o zatrudnieniu. Zakres obowiązków obejmuje także aktualizowanie i tworzenie wzorów dokumentów kadrowych.

EHS Specialist – Enviromental, Health and Safety Specialist opiekuje się obszarem związanym z BHP, czyli bezpieczeństwem i higieną pracy, oraz ochroną środowiska. Niektóre zadania na tym stanowisku pokrywają się z obowiązkami służby BHP, aczkolwiek EHS Specialist jej nie zastępuje. Najważniejsze zadania koncentrują się na dokumentacji związanej z ochroną środowiska oraz budowaniu polityki zrównoważonego rozwoju (opracowywania strategii wzrostu firmy, która nie szkodzi środowisku lub ogranicza negatywny wpływ na nie).

Graduate Partner ds. HR – wspiera liderów w kwestiach kadrowych, zarówno pod kątem komunikacji wewnętrznej, jak i opracowywania polityk personalnych. Ponadto mediuje w sprawach pracowniczych i udoskonala środowisko pracy.

HR Generalist – obowiązki na tym wszechstronnym stanowisku często pokrywają się z zadaniami HR Managera, który nadzoruje dział HR, wspiera liderów w całej organizacji i troszczy się o dobrostan pracowników.

HR Business Partner (HR BP) – inicjuje i wdraża rozwiązania HR, które wspierają osiąganie strategicznych celów biznesowych. Odgrywa rolę partnera kadry zarządzającej.

Analityk danych HR – raportuje postępy w realizacji wskaźników HR, rozlicza premie wynikające z systemów motywacyjnych, uczestniczy w budżetowaniu wynagrodzeń. Posługuje się biegle Excelem, ale szuka też innych rozwiązań, które ułatwiają i przyspieszają analizę danych.

Talent Acqusition Specialist – zarządza obszarem rekrutacji z naciskiem na pozyskiwanie talentów, czyli pracowników wyróżniającymi się doświadczeniem, potencjałem i umiejętnościami cennymi dla organizacji. Reprezentuje firmę na targach pracy i inicjuje uczestnictwo w innych wydarzeniach, np. konferencjach branżowych.

Compensation & Benefits Expert – udoskonala system wynagradzania, aby zmniejszać rotację kadr i przyciągać nowe talenty. Ponadto tworzy programy motywacyjne, które zwiększają zaangażowanie pracowników w realizację strategii rozwoju firmy. Specjalista ds. benefitów i wynagrodzeń musi monitorować trendy rynkowe, aby wdrażać rozwiązania, które są konkurencyjne na tle innych pracodawców.

Employer Branding & Communication Specialist – tworzy i rozwija strategię employer brandingową, czyli budującą markę pracodawcy, oraz program employee advocacy, czyli popularyzowanie firmy przez pracowników, którzy – przy okazji – budują marki osobiste. Specjalista ds. employer brandingu powinien mieć żyłkę do social mediów, aby promować przedsiębiorstwo na LinkedInie oraz innych kanałach, z których można pozyskiwać kandydatów, klientów i partnerów biznesowych.

Czy Twoja estymacja kosztów i zysków firmy zwykle okazuje się zaniżona?

Jeśli czujesz, że brakuje Ci czasu i wiedzy, aby zarządzać finansami firmy, zatrudnij dyrektora finansowego – nawet na godziny.

Zobacz, kiedy warto zatrudnić CFO na godziny!

Ile wynoszą zarobki w dziale HR?

Widełki płacowe dla stanowisk w dziale zarządzania zasobami ludzkimi zależą od m.in. pozycji w strukturze, zakresu obowiązków czy lokalizacji pracodawcy. Wynagrodzenia w dziale HR sięgają od stawek niewiele wyższych od wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w 2024 roku, czyli 4300 zł brutto, do 35 000 zł brutto dla osób piastujących najwyższe stanowiska.

Stanowisko w dziale HR	Najczęściej oferowane wynagrodzenie brutto	Minimalne wynagrodzenie brutto	Maksymalne wynagrodzenie brutto
Junior HR Specialist	6000 zł	4700 zł	6500 zł
Junior Payroll Specialist	6000 zł	7500 zł	9500 zł
Recruitment Specialist	8000 zł	6500 zł	9000 zł
Employer Branding Specialist	8000 zł	7000 zł	11 000 zł
Payroll Specialist	9000 zł	8000 zł	11 000 zł
HR Specialist	9000 zł	7000 zł	10 000 zł
Compensation & Benefit Specialist	10 500 zł	8000 zł	13 000 zł
Talent Acquisition Manager	14 000 zł	12 000 zł	16 000 zł
HR Business Partner	15 000 zł	13 000 zł	16 000 zł
HR Director	25 000 zł	20 000 zł	35 000 zł