Kiedy przysługuje dieta zagraniczna z tytułu podróży służbowej? Poznaj stawki i zasady rozliczania

Od 29 listopada 2022 roku obowiązują wyższe diety zagraniczne z tytułu podróży służbowej. Sprawdź, jaka kwota należy się pracownikowi za pełną i niepełną dobę w delegacji. Jak zapewnienie całodziennego wyżywienia wpływa na wysokość diety zagranicznej? Ile pracodawca zapłaci za noc w hotelu?

1. Zmiany w dietach z tytułu podróży służbowej za granicę od 29 listopada 2022 roku
2. Aktualne stawki diet zagranicznych [tabela]
3. Jak wyznaczyć długość podróży służbowej za granicę?
4. Jak obliczyć dietę za delegację zagraniczną?
5. Co pokrywa dieta w podróży służbowej za granicę?
   1. Dieta zagraniczna a całodzienne wyżywienie
   2. Dieta zagraniczna a częściowe wyżywienie
6. Kiedy pracownikowi nie należy się dieta za delegację za granicę?
7. Zwrot kosztów i ryczałt za nocleg w podróży zagranicznej
8. Dodatkowe pytania o diety zagraniczne
   1. Jaka dieta należy się pracownikowi hospitalizowanemu za granicą?

Nowa wysokość diety zagranicznej w delegacji od 29 listopada 2022 roku oraz inne zmiany w rozporządzeniu o podróżach służbowych

Od 29 listopada 2023 roku obowiązują wyższe diety zagraniczne za podróż służbową do 31 państw.

Co jeszcze zmodyfikowano za pomocą rozporządzenia MRiPS z 25.10.2022 roku zmieniającego rozporządzenie o podróżach służbowych?

• Określono wprost dietę zagraniczną za podróż służbową do Andory, Lichtensteinu, Luksemburga, Monako, Palestyny i San Marino (np. 88 CHF w przypadku podróży do Lichtensteinu zamiast „jak w Szwajcarii”, 50 EUR za podróż do Andory zamiast „jak w Hiszpanii”).
• Ustalono dietę zagraniczną za wyjazd służbowy do Czarnogóry (zamiast do Republiki Serbii i Republiki Czarnogóry) i stworzono oddzielne pozycje dla Konga oraz Demokratycznej Republiki Konga.
• Dodano dietę zagraniczną za podróż w celach służbowych do Watykanu (był pominięty).
• Zmieniono nazwy niektórych krajów (np. Niderlandy na Holandię, Macedonię na Macedonię Północną).

Tabela diet zagranicznych – aktualne stawki

Dieta za dobę podróży zagranicznej zależy od docelowego kraju podróży. Jeśli pracownik wyjeżdża do co najmniej dwóch państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno miejsce docelowe, zwłaszcza jeśli kwoty diety są różne, np. 41 EUR w Czechach, 47 EUR w Słowacji i 49 EUR w Niemczech.

Co kluczowe, zgodnie z art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy pracodawca może ustalić inną stawkę diety zagranicznej w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub umowie o pracę, ale ta kwota nie może być niższa od wysokości diety z tytułu podróży służbowej w Polsce. Aktualnie – 45 zł.

Lp.	Państwo	Waluta	Kwota diety
1	Afganistan	EUR	47
2	Albania	EUR	41
3	Algieria	EUR	50
4	Andora	EUR	50
5	Angola	USD	61
6	Arabia Saudyjska	EUR	50
7	Argentyna	USD	50
8	Armenia	EUR	42
9	Australia	AUD	95
10	Austria	EUR	57
11	Azerbejdżan	EUR	43
12	Bangladesz	USD	50
13	Belgia	EUR	55
14	Białoruś	EUR	42
15	Bośnia i Hercegowina	EUR	41
16	Brazylia	EUR	43
17	Bułgaria	EUR	40
18	Chile	USD	60
19	Chiny	EUR	55
20	Chorwacja	EUR	42
21	Cypr	EUR	43
22	Czarnogóra	EUR	40
23	Czechy	EUR	41
24	Dania	DKK	446
25	Demokratyczna Republika Konga	USD	66
26	Egipt	USD	55
27	Ekwador	USD	44
28	Estonia	EUR	45
29	Etiopia	USD	55
30	Finlandia	EUR	53
31	Francja	EUR	55
32	Grecja	EUR	50
33	Gruzja	EUR	48
34	Hiszpania	EUR	50
35	Holandia	EUR	50
36	Indie	EUR	42
37	Indonezja	EUR	41
38	Irak	USD	60
39	Iran	EUR	41
40	Irlandia	EUR	52
41	Islandia	EUR	56
42	Izrael	EUR	70
43	Japonia	JPY	7.532
44	Jemen	USD	48
45	Jordania	EUR	50
46	Kambodża	USD	45
47	Kanada	CAD	71
48	Katar	EUR	41
49	Kazachstan	EUR	45
50	Kenia	EUR	41
51	Kirgistan	USD	41
52	Kolumbia	USD	49
53	Kongo	USD	66
54	Korea Południowa	EUR	46
55	Korea Północna	EUR	48
56	Kostaryka	USD	50
57	Kuba	EUR	50
58	Kuwejt	EUR	39
59	Laos	USD	54
60	Liban	USD	57
61	Libia	EUR	52
62	Liechtenstein	CHF	88
63	Litwa	EUR	45
64	Luksemburg	EUR	55
65	Łotwa	EUR	57
66	Macedonia Północna	EUR	43
67	Malezja	EUR	41
68	Malta	EUR	43
69	Maroko	EUR	41
70	Meksyk	USD	58
71	Mołdawia	EUR	45
72	Monako	EUR	55
73	Mongolia	EUR	45
74	Niemcy	EUR	49
75	Nigeria	EUR	46
76	Norwegia	NOK	496
77	Nowa Zelandia	USD	58
78	Oman	EUR	40
79	Pakistan	EUR	38
80	Palestyna	EUR	70
81	Panama	USD	52
82	Peru	USD	50
83	Południowa Afryka	USD	52
84	Portugalia	EUR	49
85	Rosja	EUR	48
86	Rumunia	EUR	42
87	San Marino	EUR	53
88	Senegal	EUR	44
89	Serbia	EUR	40
90	Singapur	USD	56
91	Słowacja	EUR	47
92	Słowenia	EUR	45
93	Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym Nowy Jork i Waszyngton	USD	59
94	Syria	USD	50
95	Szwajcaria	CHF	88
96	Szwecja	SEK	510
97	Tadżykistan	EUR	41
98	Tajlandia	USD	42
99	Tanzania	USD	53
100	Tunezja	EUR	37
101	Turcja	USD	53
102	Turkmenistan	EUR	47
103	Ukraina	EUR	41
104	Urugwaj	USD	50
105	Uzbekistan	EUR	41
106	Watykan	EUR	53
107	Wenezuela	USD	60
108	Węgry	EUR	44
109	Wielka Brytania	GBP	45
110	Wietnam	USD	53
111	Włochy	EUR	53
112	Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	33
113	Zimbabwe	EUR	39
114	Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	43
115	Państwa inne niż wymienione w lp. 1-114	EUR	41

Pracownikowi w delegacji służbowej:

• na Gibraltarze przysługuje taka sama dieta, jak za podróż służbową do Wielkiej Brytanii,
• w Hongkongu należy się dieta w wysokości 55 USD,
• w Tajwanie przysługuje 40 EUR diety.

Jak obliczać czas podróży służbowej za granicę?

O ile w przypadku podróży służbowej w Polsce bierze się pod uwagę godzinę wyjazdu i przyjazdu pracownika, o tyle w przypadku podróży zagranicznych ogromny wpływ na czas delegacji ma środek komunikacji – lądowy, lotniczy lub morski.

Środek komunikacji	Początek podróży służbowej za granicę	Koniec podróży służbowej za granicę	Podstawa prawna
Lądowy	Przekroczenie granicy państwowej w drodze za granicę	Przekroczenie granicy państwowej w drodze powrotnej do kraju	§ 12 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych
Lotniczy	Chwila startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju	Lądowanie samolotu na pierwszym lotniku w kraju w drodze powrotnej	§ 12 pkt 2 rozporządzenia o podróżach służbowych
Morski	Chwila wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego	Chwila wejścia statku (promu) do pierwszego portu polskiego w drodze powrotnej	§ 12 pkt 3 rozporządzenia o podróżach służbowych

Pracownik delegowany za granicę może wyjechać z biura o 7:00, ale czas zagranicznego wyjazdu służbowego będzie liczony np. od 16:00 tego samego dnia. Oczywiście okres od 7:00 do 16:00 należy uwzględnić jako podróż krajową, za którą także przysługuje dieta. Jeśli podróż zagraniczna odbywa się w połączeniu z przejazdem w Polsce, stosuje się przepisy z rozdziału 2 rozporządzenia o podróżach służbowych.

Jak obliczyć dietę zagraniczną?

Zgodnie z § 13 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych za każdą dobę podróży zagranicznej należy się dieta w pełnej wysokości.

Ponadto § 13 ust. 3 pkt 2 lit. a-c rozporządzenia podaje, że za niepełną dobę podróży zagranicznej należy się:

• 1/3 diety w przypadku wyjazdu do 8 godzin,
• 50% diety w przypadku wyjazdu trwającego ponad 8 godzin, ale nie dłużej niż 12 godzin,
• 100% diety w przypadku wyjazdu przekraczającego 12 godzin.

Przykład

Pracownik wyleciał do Szwecji o godzinie 11:00 23 stycznia i wrócił o godzinie 20:00 27 stycznia. Podróż służbowa trwała 4 doby i 9 godzin. Dieta zagraniczna za podróż służbową do Szwecji wynosi 510 SEK. Dieta za niepełną dobę (9 godzin) wynosi 1/2 tej kwoty.

510 SEK × 4 + 510 SEK × 1/2 = 2040 SEK + 255 SEK = 2295 SEK

Pracownikowi należy się 2295 SEK za podróż służbową do Szwecji.

Co pokrywa dieta pracownicza w podróżach zagranicznych?

Diety zagraniczne pokrywają koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki z tytułu podróży służbowej, które nie zostały sprecyzowane w przepisach. To rozwiązanie pozwala pracownikowi na uzyskanie 25% diety za każdą dobę podróży zagranicznej, nawet jeśli w tym czasie korzysta z bezpłatnego, całodziennego wyżywienia. Co ważne, pracownik nie musi przedstawić pracodawcy dowodów na „drobne wydatki”.

Dieta zagraniczna a zapewnione całodzienne wyżywienie

§ 14 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych podaje, że pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne i całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) w delegacji zagranicznej, przysługuje 25% diety ustalonej według § 13 ust. 3 rozporządzenia.

Przykład

Podróż służbowa do Hiszpanii trwała 3 doby i 10 godzin. Dieta zagraniczna w pełnej wysokości to 50 EUR. W ciągu pierwszych 3 dni pracownik miał zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie. W dniu odlotu do Polski nie miał zapewnionego ani 1 posiłku.

50 EUR × 3 + 50 EUR × 1/2 = 150 EUR + 25 EUR = 175 EUR (dieta bez bezpłatnego, całodziennego wyżywienia)

150 EUR × 25% = 37,5 EUR (dieta za 3 dni po odjęciu wartości wyżywienia)

37,5 EUR + 25 EUR = 62,5 EUR (dieta za całą podróż)

Dieta zagraniczna a zapewnione częściowe wyżywienie

Każdemu posiłkowi (śniadaniu, obiedzie, kolacji – także w ramach usługi hotelarskiej) przyporządkowano wartość procentową diety zagranicznej.

Posiłek	Wartość posiłku obliczana na podstawie diety za pełną bądź niepełną dobę podróży zagranicznej
Śniadanie	15%
Obiad	30%
Kolacja	30%
Śniadanie + obiad	15% + 30% = 45%
Śniadanie + kolacja	15% + 30% = 45%
Obiad + kolacja	30% + 30% = 60%
Śniadanie + obiad + kolacja	15% + 30% + 30% = 75%

Co ważne, chodzi o ustaloną dietę, która przysługuje za daną dobę, pełną lub niepełną, a nie dietę w pełnej wysokości dla danego kraju. Wartość posiłków liczy się na podstawie tzw. diety ułamkowej w przypadku niepełnej doby, np. 1/3 diety w pełnej wysokości lub 1/2 diety w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik ma zapewniony 1 posiłek lub 2 posiłki dziennie, to:

1. wyznaczasz dietę przysługującą za daną dobę podróży,
2. obliczasz wartości posiłków na podstawie diety za doby pełne i niepełne (w zależności od dnia, w którym wypadł posiłek),
3. pomniejszasz dietę za podróż służbową o wartości posiłków.

Przykład

Delegacja w Chorwacji trwała 4 doby i 7 godzin. Pracownik miał zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie przez 4 dni. W dniu powrotu do Polski zjadł śniadanie i obiad. Dieta zagraniczna w pełnej wysokości to 42 EUR.

42 EUR × 4 = 168 EUR (dieta za 4 doby przed pomniejszeniem o wartość wyżywienia)

168 EUR × 25% = 42 EUR (dieta za 4 doby po pomniejszeniu o wartość wyżywienia)

42 EUR × 1/3 = 14 EUR (dieta za ostatnie 7 godzin przed pomniejszeniem o wartość posiłków)

14 EUR × 15% = 2,1 EUR (wartość śniadania w dniu powrotu do kraju)

14 EUR × 30% = 4,2 EUR (wartość obiadu w dniu powrotu do kraju)

42 EUR + 14 EUR – 2,1 EUR – 4,2 EUR = 49,7 EUR (dieta zagraniczna po odjęciu wartości wyżywienia)

Kiedy nie przysługuje dieta w delegacji zagranicznej?

Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych dieta zagraniczna nie przysługuje pracownikowi, który otrzymał pieniądze na wyżywienie. Oczywiście jeśli okaże się, że środki, którymi dysponuje pracownik, są niższe od diety wynikającej z przepisów, pracodawca musi wyrównać tę kwotę.

Zwrot kosztów i ryczałt za nocleg podczas podróży zagranicznej w celach służbowych

Załącznik do rozporządzenia o podróży służbowej określa nie tylko wysokość diety zagranicznej, ale także maksymalną kwotę, którą pracownik może otrzymać z tytułu poniesienia kosztów noclegu. Musi okazać rachunek pracodawcy. Jeśli tego nie zrobi, będzie mu przysługiwać ryczałt równy 25% limitu dla danego państwa. Co ważne, ryczałt nie należy się, jeśli nocleg odbywał się w czasie przejazdu.

Gdyby okazało się, że realne koszty noclegu za granicą przekraczają limit, pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem – w uzasadnionych przypadkach.

Pracownik korzystający z bezpłatnego noclegu, zapewnionego przez pracodawcę lub stronę zagraniczną, nie otrzyma ani zwrotu kosztów, ani ryczałtu.

Tabela limitów zwrotu kosztów za nocleg w delegacji służbowej za granicę

Lp.	Państwo	Waluta	Kwota limitu na nocleg
1	Afganistan	EUR	140
2	Albania	EUR	120
3	Algieria	EUR	200
4	Andora	EUR	200
5	Angola	USD	180
6	Arabia Saudyjska	EUR	200
7	Argentyna	USD	150
8	Armenia	EUR	145
9	Australia	AUD	270
10	Austria	EUR	150
11	Azerbejdżan	EUR	150
12	Bangladesz	USD	120
13	Belgia	EUR	200
14	Białoruś	EUR	130
15	Bośnia i Hercegowina	EUR	100
16	Brazylia	EUR	120
17	Bułgaria	EUR	120
18	Chile	USD	120
19	Chiny	EUR	170
20	Chorwacja	EUR	125
21	Cypr	EUR	160
22	Czarnogóra	EUR	110
23	Czechy	EUR	120
24	Dania	DKK	1.430
25	Demokratyczna Republika Konga	USD	220
26	Egipt	USD	150
27	Ekwador	USD	110
28	Estonia	EUR	110
29	Etiopia	USD	300
30	Finlandia	EUR	180
31	Francja	EUR	200
32	Grecja	EUR	160
33	Gruzja	EUR	160
34	Hiszpania	EUR	200
35	Holandia	EUR	150
36	Indie	EUR	210
37	Indonezja	EUR	110
38	Irak	USD	120
39	Iran	EUR	95
40	Irlandia	EUR	160
41	Islandia	EUR	160
42	Izrael	EUR	200
43	Japonia	JPY	22.000
44	Jemen	USD	160
45	Jordania	EUR	130
46	Kambodża	USD	100
47	Kanada	CAD	190
48	Katar	EUR	200
49	Kazachstan	EUR	155
50	Kenia	EUR	150
51	Kirgistan	USD	150
52	Kolumbia	USD	120
53	Kongo	USD	220
54	Korea Południowa	EUR	170
55	Korea Północna	EUR	170
56	Kostaryka	USD	140
57	Kuba	EUR	140
58	Kuwejt	EUR	200
59	Laos	USD	100
60	Liban	USD	150
61	Libia	EUR	100
62	Liechtenstein	CHF	220
63	Litwa	EUR	150
64	Luksemburg	EUR	200
65	Łotwa	EUR	132
66	Macedonia Północna	EUR	138
67	Malezja	EUR	140
68	Malta	EUR	180
69	Maroko	EUR	130
70	Meksyk	USD	154
71	Mołdawia	EUR	94
72	Monako	EUR	200
73	Mongolia	EUR	154
74	Niemcy	EUR	170
75	Nigeria	EUR	240
76	Norwegia	NOK	1.650
77	Nowa Zelandia	USD	180
78	Oman	EUR	240
79	Pakistan	EUR	200
80	Palestyna	EUR	200
81	Panama	USD	140
82	Peru	USD	150
83	Południowa Afryka	USD	275
84	Portugalia	EUR	150
85	Rosja	EUR	200
86	Rumunia	EUR	110
87	San Marino	EUR	192
88	Senegal	EUR	120
89	Serbia	EUR	110
90	Singapur	USD	230
91	Słowacja	EUR	132
92	Słowenia	EUR	143
93	Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym Nowy Jork i Waszyngton	USD	200
94	Syria	USD	150
95	Szwajcaria	CHF	220
96	Szwecja	SEK	2.000
97	Tadżykistan	EUR	140
98	Tajlandia	USD	110
99	Tanzania	USD	150
100	Tunezja	EUR	100
101	Turcja	USD	185
102	Turkmenistan	EUR	90
103	Ukraina	EUR	180
104	Urugwaj	USD	80
105	Uzbekistan	EUR	140
106	Watykan	EUR	192
107	Wenezuela	USD	220
108	Węgry	EUR	143
109	Wielka Brytania	GBP	220
110	Wietnam	USD	160
111	Włochy	EUR	192
112	Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	100
113	Zimbabwe	EUR	90
114	Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	220
115	Państwa inne niż wymienione w lp. 1-114	EUR	140

Pracownikowi w delegacji służbowej w:

• Gibraltarze przysługuje taka sama kwota limitu na nocleg, jak w przypadku podróży do Wielkiej Brytanii,
• Hongkongu należy się zwrot kosztów za nocleg do 250 USD,
• Tajwanie przysługuje maksymalnie 142 EUR za nocleg.

Dodatkowe pytania o diety zagraniczne