Badania okresowe pracowników w Kodeksie pracy – okres ważności, dzień wolny, koszty pracodawcy

Od 1 lipca 2023 roku pracodawcy będą wysyłać pracowników na zaległe badania okresowe. W tym dniu przestanie obowiązywać stan zagrożenia epidemicznego. To oznacza, że powrócą przepisy sprzed marca 2020 roku. Na początku pandemii ustalono, że pracodawcy nie muszą wystawiać skierowań do lekarza medycyny pracy. Pracownicy bez aktualnych badań okresowych będą musieli je wykonać – w ciągu 180 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego. Po tym czasie wygaśnie ich ważność.

1. Kto musi wykonywać badania okresowe, a kto za nie płaci?
2. Jak często wykonuje się badania okresowe?
3. Co zmieni się w przepisach po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego?
4. Czym się różnią badania kontrolne od okresowych?
5. Czym się różnią badania wstępne od okresowych?
6. Czy pracownikowi należy się dzień wolny na badania okresowe?
7. Co zrobić, kiedy pracownik, który miał pójść na badania okresowe, jest nieobecny w tym dniu?
8. Co zrobić, kiedy pracownik nie przejdzie badań okresowych?
9. Co się stanie, jeśli ważność badań okresowych wygaśnie podczas urlopu pracownika?
10. Czy pracownik może wykonać badania u lekarza, którego sam wybierze?

Podstawowe zasady badań okresowych pracownika

Według art. 229 § 2 Kodeksu pracy każdy pracownik, bez względu na rodzaj pracy i warunki, w których ją wykonuje, podlega okresowym badaniom lekarskim. Art. 229 § 4a k.p. zobowiązuje pracodawcę do wydania skierowania na badania okresowe, a art. 299 § 6 k.p. – do pokrycia ich kosztów. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik skierowany na badania zgodzi się na udział w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej zaproponowanym przez lekarza. Pracodawca nie finansuje badań lekarskich pracowników wykonanych zgodnie z tymi programami.

Jeżeli pracownik musi dojechać na badania do innej miejscowości, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu według przepisów dotyczących podróży służbowych.

Co ile wykonuje się badania okresowe?

Badania okresowe wykonuje się cyklicznie – nie rzadziej niż co 5 lat. Zakres i częstotliwość wykonywania badań profilaktycznych są określone w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników. Terminy zależą od niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych czynników, które zagrażają pracownikowi, a także od wieku osoby zatrudnionej. W niektórych przypadkach pracownicy, którzy skończyli 25, 45 lub 50 lat, muszą wykonywać badania częściej niż młodsze osoby, np. co 2 lata zamiast co 4 lata.

Lekarz medycyny pracy wydaje zaświadczenie, w którym określa kolejną datę badań. Co ważne, następny termin kontroli może wypadać wcześniej niż określony w załączniku nr 1 rozporządzenia, np. za 1 rok zamiast za 2 lata. Pracodawca musi pilnować terminu ważności badań. Jeśli pracownik nie zdąży wykonać nowych, zanim bieżące orzeczenie lekarskie się zdezaktualizuje, nie można go dopuścić do pracy. Wtedy nie wiadomo, czy istnieją przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku, czy nie. Deklaracja pracownika o doskonałym samopoczuciu nie wystarczy.

Ponadto pracodawca zatrudniający osoby narażone na czynniki i substancje rakotwórcze lub pyły zwłókniające musi zapewnić badania okresowe pracownikom, kiedy:

• zakończą pracę z tymi czynnikami, pyłami lub substancjami,
• złożą wniosek o badania okresowe po rozwiązaniu stosunku pracy.

👉 W ramach pełnej obsługi kadrowej firm monitorujemy terminy związane z zatrudnieniem, w tym z badaniami i szkoleniami pracowników. Co więcej, zyskujesz dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która przypomina, kiedy wygasa ważność badań okresowych.

Badania okresowe po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego

Art. 12a ust.1 pkt 1 ustawy covidowej zawiesił przepisy, na podstawie których pracodawcy wydawali pracownikom skierowania na badania okresowe.

Ograniczenie obejmuje:

• pierwsze zdanie art. 229 § 2 k.p. (o objęciu pracownika okresowym badaniom lekarskim),
• art. 229 § 4a k.p. w zakresie badań okresowych (o wydawaniu skierowania przez pracodawcę),
• art. 229 § 5 k.p. (o okresowych badaniach lekarskich pracowników narażonych na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających).

Zgodnie z art. 12a ust. 2 ustawy o COVID-19 pracodawcy i pracownicy muszą nadrobić wstrzymane obowiązki w ciągu 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Skoro stan zagrożenia epidemicznego przestanie obowiązywać 1 lipca 2023 roku, będą mieli na to czas do 28 grudnia 2023 roku. W tym dniu wygaśnie przedłużony termin ważności orzeczeń lekarskich wydanych po badaniach okresowych, które normalnie należałoby ponowić po 7 marca 2020 roku.

Badania okresowe a badania kontrolne

Badania kontrolne i okresowe wykonuje się w trakcie zatrudnienia, ale kontrolne dotyczą wyłącznie pracowników, którzy byli niezdolni do pracy dłużej niż 30 dni wskutek choroby. Po tak długim zwolnieniu lekarskim trzeba sprawdzić, czy pracownik może dalej zajmować dotychczasowe stanowisko.

Badania okresowe a badania wstępne

Co do zasady, badania wstępne obejmują:

• osoby przyjmowane do pracy,
• pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowisko pracy,
• innych pracowników, którzy przenoszą się na stanowisko, na którym będą im zagrażać czynniki szkodliwe dla zdrowia lub uciążliwe warunki.

Badanie wstępne wykonuje się na początku zatrudnienia, a badania okresowe – w trakcie.

Czy za badanie okresowe należy się dzień wolny?

Zgodnie z art. 229 § 3 k.p. okresowe badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Pracownikowi należy się wynagrodzenie za ten czas. Nie musi ani brać urlopu wypoczynkowego, ani wykorzystywać innego zwolnienia od pracy w tym dniu. Co do zasady, dzień wykonywania badań okresowych nie jest dniem wolnym od pracy. Oczywiście może się zdarzyć, że badania zajmą np. 4 godziny, a badany pracuje na pół etatu. W takiej sytuacji pracownik nie pojawi się w firmie.

Pamiętajmy też, że akty wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy, mogą zawierać zapisy korzystniejsze dla pracowników niż wynikające z Kodeksu pracy. Pracodawca może ustalić, że zatrudnionym należy się dzień wolny na badania okresowe, nawet jeśli nie zajmą wszystkich godzin do przepracowania w danym dniu.

Czasami wykonanie badań okresowych w godzinach pracy jest niemożliwe, np. kiedy pracownik pracuje na drugą lub trzecią zmianę. Badania okresowe po nocnej zmianie są najbardziej problematyczne, ponieważ nie należy wymagać od pracownika, aby niewyspany i zmęczony udał się na poranne badania. W tym przypadku warto ułożyć grafik tak, aby pracownicy, którzy muszą wykonać badania okresowe, mogli udać się na nie w trakcie dziennej zmiany lub mieli dzień wolny przed wizytą u lekarza medycyny pracy.

Uwaga – jeśli pracownik wykona badania okresowe poza godzinami pracy, nie będzie mógł ich odebrać jako czasu wolnego na podstawie przepisów o godzinach nadliczbowych.

Nieobecność pracownika w pracy w terminie badań okresowych

Jeżeli pracownik nie usprawiedliwi nieobecności w dniu, w którym miał wykonać badania okresowe, pracodawca może uznać, że zatrudniony celowo nie stawił się ani u lekarza, ani w pracy. W takim przypadku nie przysługuje mu wynagrodzenie za ten dzień.

Art. 211 pkt 5 k.p. zobowiązuje pracownika do poddawania się badaniom lekarskim i stosowania się do wskazań lekarskich. Pracownik, który odmawia wykonania badań okresowych, odrzuca polecenie służbowe, co oznacza, że dochodzi do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. W efekcie pracodawca może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Pracownik nie przeszedł badań okresowych – co dalej?

Zgodnie z art. 229 § 2 k.p. pracownik, który nie ma aktualnego orzeczenie lekarskiego stwierdzającego, że nie istnieją przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku, nie zostanie dopuszczony do pracy. Pracodawca, który postąpi inaczej, narazi się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Co gorsza, jeśli pracownik, który nie ma ważnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, ucierpi wskutek wypadku przy pracy, winą zostanie obarczony pracodawca (wyrok Sądu Najwyższego z 17 listopada 2000 roku, sygn. akt II UKN 49/00). Wtedy naruszenie art. 229 § 4 k.p. stanowi przyczynę zewnętrzną tego wypadku.

Jeżeli jedna ze stron umowy o pracę nie zgadza się z orzeczeniem lekarskim, może się odwołać. Ma na to 7 dni od wydania zaświadczenia. Ten sam lekarz, który przeprowadził badanie okresowe, przyjmie wniosek o powtórne badanie. Ponowna kontrola stanu zdrowia odbędzie się w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku. Ani pracodawca, ani pracownik nie mogą odwołać się od drugiego orzeczenia lekarskiego.

Co ważne, przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku nie muszą oznaczać rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Pracodawca może np. przenieść pracownika na inne stanowisko (o ile dana osoba ma odpowiednie kompetencje), które nie będzie zagrażać jego zdrowiu i życiu.

Ważność badań okresowych a urlop wypoczynkowy

Załóżmy, że termin ważności badań okresowych pracownika wygasa w trakcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik nie zdąży wykonać nowych badań przed urlopem, powinien udać się do lekarza medycyny pracy niezwłocznie po urlopie. W innym razie nie zostanie dopuszczony do pracy, nie mając ważnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań.

Uwaga – pracodawca nie może zmusić pracownika ani do wzięcia urlopu wypoczynkowego w dniu badań lekarskich. ani do wykonania badań podczas urlopu.

👉 Dzięki oprogramowaniu HR z funkcją employee self-service pracownik wie, kiedy wygasają jego badania okresowe i szkolenia.

Czy pracownik może zrobić badania okresowe prywatnie, u lekarza, którego sam wybierze?

Nie, pracownik nie może wykonać badań okresowych na własną rękę. Badania lekarskie pracowników przeprowadza placówka medyczna, z którą pracodawca podpisał umowę. Nawet jeśli pracownik uda się do lekarza medycyny pracy, ale w innej lokalizacji, niż wskazał szef w skierowaniu, naruszy swoje obowiązki pracownicze. W takiej sytuacji pracodawca może m.in. upomnieć pracownika, nałożyć na niego karę pieniężną albo nawet zwolnić bez zachowania okresu wypowiedzenia.