Automatyzacja HR – szanse i zagrożenia dla działów personalnych

Excel obronił tytuł głównego narzędzia wspierającego procesy HR. Ten program króluje wśród 1/3 uczestników badania „TrendyHR_2024”. Tylko czy arkuszy kalkulacyjnych – i obsługujących ich pracowników – na pewno nie da się zastąpić? Automatyzacja procesów HR wymaga dodatkowych działań: rozwijania wewnętrznego oprogramowania lub korzystania z zewnętrznych narzędzi, które przyspieszają i upraszczają powtarzalne zadania. Sprawdź, które obowiązki działu personalnego warto zautomatyzować. Rozważamy także, czy automatyzacja stanowi zagrożenie, czy szansę dla HR-u.

Na czym polega automatyzacja HR?

Automatyzacja HR wykorzystuje technologię eliminującą lub minimalizującą udział człowieka w procesach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, szczególnie w zakresie czasochłonnych, manualnych i powtarzalnych zadań, np. przygotowywania listy płac. Dzięki automatyzacji procesów HR można zyskać więcej czasu na strategiczne obowiązki, obniżyć ryzyko błędów i zwiększyć produktywność pracowników działu human resources. Oczywiście to zaledwie kilka z wielu korzyści, które są potwierdzone globalnymi statystykami.

Z raportu „TrendyHR_2024” wynika, że największą popularnością cieszą się narzędzia automatyzujące rekrutację. Korzysta z nich aż 73% respondentów. Prawie 45% używa narzędzi HR do analityki. Co istotne, automatyzacja ma zastosowanie także w „miękkim” obszarze HR, czyli komunikacji wewnętrznej i zarządzaniu szkoleniami pracowników. Niemal połowa uczestników badania przyznała, że wspiera się aplikacjami do ocen okresowych, a 1/3 ankietowanych automatyzuje onboarding.

Jakie zalety ma automatyzacja HR?

Odciąża dział HR z prostej pracy administracyjnej, pozwalając się skupić na strategicznym wsparciu biznesu.

Obniża ryzyko chaosu technologicznego. To sytuacja, w której firma bazuje na niezintegrowanych narzędziach, co wymusza wielokrotne logowanie się do oddzielnych systemów i importowanie danych z różnych źródeł.

Sprzyja rozwojowi analityki predykcyjnej, która umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

Ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacjach rozproszonych, które zatrudniają pracowników stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych.

Eliminuje powtarzalne zadania, szczególnie „kopiuj-wklej”.

Sprawia, że manualne zadania można realizować za pomocą jednego kliknięcia. Zaakceptowane wnioski urlopowe są automatycznie uwzględniane w kalendarzu nieobecności i na liście płac na platformie kadrowo-płacowej TribePerk.

Sprzyja rozwojowi polityki paperless, czyli ograniczającej dokumentację papierową.

Udoskonala elektroniczny obieg dokumentów, uwalniając pracowników od wypełniania formularzy w Wordzie i wysyłania setek załączników w e-mailach.

Automatyczne generowanie dokumentów, np. rachunków do umów cywilnoprawnych, eliminuje konieczność przygotowywania wzorów, które wypełnia się od zera i wysyła e-mailem.

Zwiększa bezpieczeństwo danych, umożliwiając przeniesienie informacji do zabezpieczonych archiwów cyfrowych z tradycyjnych segregatorów.

Likwiduje błędy wynikające z czynnika ludzkiego, np. pomyłki w przepisywaniu danych z papierowych wniosków do elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Pomaga w monitorowaniu wskaźników HR.

Ogranicza niekorzystny wpływ czynników zewnętrznych i nieuświadomionych uprzedzeń na oceny kandydatów w procesie rekrutacji.

Udostępnia kluczowe dane dla wszystkich stron w czasie rzeczywistym, np. działu kadrowo-płacowego, pracowników i pracodawcy.

Podwyższa skuteczność procesu rekrutacji i obniża jej koszty. Zautomatyzowana selekcja CV i testy dla kandydatów zwiększa szansę na wybór osoby, która idealnie wpisuje się w profil kompetencyjny i kulturę organizacyjną firmy.

Upraszcza komunikację wewnątrzfirmową za pomocą aplikacji przypominających social media – zarówno pod kątem zrozumiałości komunikatów, jak i sposobu wysyłki informacji.

Ułatwia zachowanie ciągłości pracy w przypadku nagłej nieobecności osoby, która jako jedyna dysponowałaby informacjami w przypadku tradycyjnego obiegu danych.

Zwiększa efektywność pracowników i skraca czas realizacji obowiązków. To sprawia, że eliminuje opóźnienia, które narażają firmę na straty finansowe.

Doskonali wdrażanie polityki szkoleniowej, strategii DEI (Diversity, Equity, Inclusion) czy CSR (Corporate Social Responsibility).

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Działy kadrowo-płacowe są obarczone potężną ilością powtarzalnych czynności, które są niezbędne do naliczenia wynagrodzeń czy zarządzania urlopami. Procesy HR w kadrach i płacach są szczególnie narażone na błędy i opóźnienia. Dane pracowników są zwykle przechowywane w elektronicznych i papierowych źródłach równocześnie, więc łatwo o pomyłkę w trakcie nużącego kompletowania informacji.

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy, nie uwalniają się całkowicie od manualnych, żmudnych zadań. Dlaczego? Współpraca z lokalnym biurem rachunkowym bazuje przede wszystkim na setkach załączników w e-mailach. Wysyłka dokumentacji pracowniczej wymaga m.in. zebrania rozproszonych danych przez np. Office Managera lub HR Managera w zależności od struktury firmy. Ponadto tradycyjny outsourcing kadr i płac sprawia, że pracownicy nie mają stałego dostępu do swoich danych kadrowo-płacowych. Uzyskanie paska płacowego wymaga zaangażowania nawet kilku osób.

TribePerk automatyzuje kadry i płace w MŚP. Obsługa kadrowo-płacowa bazuje na platformie w chmurze, która łączy pracowników, pracodawców i specjalistów HR oraz zastępuje niekompatybilne aplikacje.

Samoobsługa pracownicza umożliwia osobom zatrudnionym samodzielne generowanie elektronicznych pasków płacowych. Wnioski urlopowe są wypełniane, wysyłane i akceptowane kilkoma kliknięciami, a automatyczne powiadomienia przypominają o wygasających badaniach okresowych, kończących się umowach czy naliczaniu podatku dochodowego pracownikowi, który ukończył 26 lat.

Zespół HR i pracodawca ma całodobowy dostęp do danych kadrowo-płacowych pracowników – na różnych urządzeniach mobilnych. To oznacza, że analityka HR nie jest uzależniona od godzin pracy biura rachunkowego, które może przygotowywać pożądane raporty za dodatkową opłatą.

Cennik obsługi kadr i płac w biurach rachunkowych zawiera opłaty za dodatkowe czynności

W efekcie przedsiębiorcy nie wiedzą, ile wyniosą koszty obsługi kadrowo-płacowej pracowników w miesiącu, w którym wypadły zwolnienia lekarskie, urlopy wypoczynkowe czy wypowiedzenia umów…

Sprawdź zalety i wady outsourcingu kadr i płac

Automatyzacja rekrutacji

Proces rekrutacji wpływa na fluktuację kadr w firmie. Nie da się przewidzieć wszystkich czynników, które wpłyną na odejście nowo zatrudnionych pracowników, ale warto zminimalizować ryzyko zatrudnienia osób, które nie mają pożądanych umiejętności miękkich i twardych, tylko mocno sprzedażowe CV.

Czasochłonne zadania w rekrutacji, które mogą zostać zautomatyzowane, to m.in.:

selekcja CV kandydatów pod kątem zgodności z wymaganiami z oferty pracy,

wstępne rozmowy z kandydatami, które mogą przeprowadzać chatboty lub voiceboty,

pisanie i publikowanie ogłoszeń o pracy, w tym multiposting,

analiza kanałów rekrutacji, np. job boardów, pod kątem jakości i liczby aplikacji,

badanie satysfakcji kandydatów, nowych pracowników oraz hiring managerów,

budowanie baz kandydatów,

kontaktowanie się innymi drogami z kandydatami, którzy nie odbierają telefonu, np. wysyłka SMS-ów,

umawianie spotkań rekrutacyjnych,

przygotowywanie pytań przed rozmowami kwalifikacyjnymi,

testy wiedzy technicznej i kompetencji miękkich,

czynności związane z przepisami, np. usuwanie danych kandydatów z systemu zgodnie z RODO,

wysyłka przypomnień o terminach spotkań czy deadline’ach zadań rekrutacyjnych.

Automatyzacja onboardingu

Z raportu „HR Tech Changer 2023” wynika, że koszt onboardingu sięga 3-4 wynagrodzeń pracownika. Jeśli dodamy do tego koszty rekrutacji i czasu pracy osób uczestniczących we wdrażaniu nowej osoby, okaże się, że każda nieprzedłużona umowa o pracę na okres próbny generuje potężne wydatki dla organizacji, która… musi ponowić część z nich, aby znaleźć zastępcę. Onboarding to proces uznawany za „miękki”, mimo że obfituje w tak „twarde” zadania, jak przygotowanie umowy, sprzętu czy ścieżki szkoleń. Niemniej automatyzacja HR odgrywa ważną rolę w obu obszarach, uprzyjemniając formalności i usprawniając wdrożenie.

Automatyzacja onboardingu umożliwia m.in.

uzupełnienie danych nowego pracownika w wewnętrznym systemie na podstawie formularza online,

zawarcie umowy przedwstępnej lub umowy o pracę na odległość,

zaprojektowanie ścieżki szkoleń na platformie online, które odciążają buddy’ego z wdrażania nowej osoby w systemy używane w organizacji oraz team z przekazywania szczegółowej wiedzy technicznej,

stworzenie chatbota lub voicebota, który udziela podstawowych informacji o firmie,

monitorowanie rozwoju nowych pracowników na platformie e-learningowej,

ustandaryzowanie wdrożeń nowych pracowników w oddziałach.

Automatyzacja L&D (Learning & Development)

Automatyzacja procesów HR sięga także działu L&D (Learning & Development), który odpowiada za rozwój pracowników i talentów, czyli osób wyróżniających się doświadczeniem, kompetencjami i umiejętnościami na tle innych.

Programy upskillingowe (rozszerzające kompetencje na danym stanowisku) i reskillingowe (umożliwiające relokację do innego działu w organizacji) ułatwiają zatrzymywanie doświadczonych jednostek w firmie. Według „Raportu płacowego 2024” Hays Poland brak możliwości rozwoju, w tym długofalowego, motywuje niemal 40% respondentów do zmiany pracy.

Jak widać, rotacja pracowników jest uzależniona od oferty szkoleń. Automatyzacja procesów HR sprzyja jej optymalizacji – pod kątem kosztów, satysfakcji pracowników i efektów finansowych dla firmy. Pracownicy rozwijają się za pomocą platform e-learningowych, które umożliwiają naukę w formie self-paced, czyli we własnym tempie. Dział HR może weryfikować postępy w szkoleniach i analizować, jak odbyte „lekcje” wpływają na zyski, które można rozpatrywać pod kątem czasowym oraz finansowym.

Ponadto platformy e-learningowe pozwalają na:

układanie indywidualnych ścieżek szkoleń,

projektowanie testów wiedzy,

przeprowadzanie ankiet,

wdrażanie elementów zwiększających zaangażowanie pracowników, np. grywalizacji, czyli technik z projektowania gier,

ustawienie przypomnień o konieczności odświeżenia uprawnień zawodowych,

generowanie raportów dotyczących np. czasu szkoleń i przeszkolonych pracowników,

wdrożenie blended learning, czyli szkoleń łączących różne formy przyswajania wiedzy, np. quizy, testy, kursy odcinkowe, webinary na żywo.

Automatyzacja HR – szansa czy zagrożenie dla pracowników? Garść opinii i statystyk

Twórcy narzędzi HR podkreślają, że automatyzacja podstawowych procesów administracyjnych sprawia, że HR-owcy zyskują więcej czasu na strategiczne obowiązki, które wymagają zaangażowania empatycznego i kreatywnego człowieka. Oczywiście automatyzacja HR pozwala na ograniczenie liczby etatów, szczególnie stanowisk asystenckich i juniorskich, które obarcza się zwykle najprostszymi zadaniami.

Niemniej to oznacza, że osoby rozpoczynające karierę w HR mogą się skoncentrować na rozwoju umiejętności w zakresie nowych technologii, a nie czynnościach „kopiuj-wklej”. Co więcej, rośnie znaczenie kompetencji miękkich. Według Deloitte Access Economic będą stanowić bazę niemal 70% zawodów do 2030 roku. Postęp technologiczny wymusza od czynnych zawodowo osób rozwój umiejętności interpersonalnych, które uzupełniają zautomatyzowane procesy. Niemal 50% firm, które wzięło udział w badaniu rynku pracy przez Hays Poland w 2023 roku, wskazało, że najpotrzebniejsze umiejętności pracowników są związane z zarządzaniem zespołem.

Raport „People at Work 2024: A Global Workforce View”, wydany przez ADP Research Institute, prezentuje, jak pracownicy – nie tylko z działów HR – na całym świecie postrzegają AI, czyli sztuczną inteligencję, która odgrywa potężną rolę w automatyzacji procesów.

42% uczestników badania sądzi, że AI wyręczy ich w większości lub części funkcji. 23% uważa sztuczną inteligencję za sporadyczne wsparcie w wybiórczych zadaniach. Na tym tle ciekawie wypadają wyniki z Polski. Dlaczego? Aż 22% ankietowanych uznało, że AI nie wpłynie na ich pracę. Pracownicy innych europejskich krajów nie są tak optymistycznie nastawieni. Autorzy raportu sugerują, że takie deklaracje wynikają z niedostatecznej świadomości w zakresie automatyzacji procesów. Podkreślają też, że największe obawy wobec AI wyrażają osoby, które najmocniej wątpią w swoje kompetencje.

Dawką optymizmu napawają głosy z „Raportu płacowego 2024” Hays Poland. 79% pracowników wyraziło chęć udziału w programach reskillingowych i upskillingowych związanych z AI.

Od czego zacząć automatyzację procesów HR w firmie?

Przemyśl, które obszary zarządzania zasobami ludzkimi wymagają ulepszenia. Jeżeli dział HR sygnalizuje, że spada efektywność i zaangażowanie pracowników, postaraj się określić konkretne przyczyny pogarszającej się atmosfery. Pamiętaj, że dobrostan pracowników powinien iść w parze z zyskami dla biznesu. Najpierw skoncentruj się na łatwo osiągalnych rozwiązaniach, które jak najszybciej przyniosą zwrot z inwestycji.

Wdrożenie automatyzacji można rozpocząć od działu kadr i płac, w którym dominują powtarzalne i żmudne procesy. Co więcej, precyzyjne i terminowe wyliczenia są istotne ze względu na reperkusje wynikające z przepisów.

Ze wspomnianego raportu ADP Research Institute wynika, że ok. 20-30% pracowników na różnych szczeblach często otrzymuje źle naliczone wynagrodzenie. Obsługa kadrowo-płacowa w TribePerk eliminuje błędy, które wynikają z m.in. przepisywania danych rozproszonych w różnych źródłach. Co więcej, dane na platformie w chmurze są dostępne całodobowo dla każdego pracownika, a nie tylko w godzinach pracy biura rachunkowego. Już teraz możesz wypełnić formularz, aby dowiedzieć się, jak automatyzacja kadr i płac usprawni Twoją firmę.

Udostępnij artykuł