Kiedy pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego? Najważniejsze informacje o wyższym wymiarze urlopu

To, ile lat musi przepracować osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, aby zyskać prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, czyli 26 dni na rok kalendarzowy, zależy od okresu nauki poprzedzającego karierę zawodową. Absolwent szkoły wyższej musi przepracować tylko 2 lata, natomiast absolwent liceum, który nie poszedł na studia, aż 6 lat. Skąd wynika ta różnica?

Po ilu latach pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu?

Według art. 154 § 1 pkt 1-2 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego w przypadku pełnego etatu wynosi:

• 20 dni dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat,
• 26 dni dla pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat.

Czy to oznacza, że trzeba przepracować aż 10 lat na podstawie umowy o pracę, aby móc wypoczywać przez 26 dni w roku kalendarzowym?

Nie, bo staż pracy, który wpływa na liczbę dni urlopu, obejmuje nie tylko okres zatrudnienia, ale także okres nauki.

Absolwent uniwersytetu musi przepracować tylko 2 lata, aby zyskać wyższy wymiar urlopu. Jak to możliwe?

Zgodnie z art. 155 § 1 pkt 1-6 k.p. ukończenie danej szkoły daje od 3 do 8 lat zaliczanych do stażu urlopowego. Co ważne, okresy nauki się nie sumują. Jeśli pracownik ukończył liceum ogólnokształcące (4 lata do stażu pracy) i szkołę wyższą (8 lat do stażu pracy), to pracodawca bierze pod uwagę tylko jedną wartość, czyli 8 lat.

Rodzaj ukończonej szkoły	Liczba lat wliczanych do stażu pracy
Szkoła zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa	Czas trwania nauki według programu nauczania, ale nie więcej niż 3 lata
Średnia szkoła zawodowa	Czas trwania nauki według programu nauczania, ale nie więcej niż 5 lat
Średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych i równorzędnych szkół zawodowych	5 lat
Średnia szkoła ogólnokształcąca	4 lata
Szkoła policealna	6 lat
Szkoła wyższa	8 lat

Kiedy osiąga się 26 dni urlopu wypoczynkowego po studiach?

Zgodnie z art. 155 § 1 pkt 6 k.p. ukończenie szkoły wyższej daje 8 lat do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia, czy są to studia licencjackie, czy magisterskie. To oznacza, że jeśli absolwent uczelni zacznie pierwszą pracę i utrzyma ciągłość zatrudnienia – niekoniecznie u tego samego pracodawcy, ale bez przerw – zyska prawo do 26 dni urlopu już po 2 latach.

Zautomatyzuj zarządzanie urlopami w firmie! 🎉

Tradycyjne programy kadrowo-płacowe to przeżytek, przez który tracisz czas. Odkryj zautomatyzowaną platformę kadrowo-płacową TribePerk! Dzięki niej wdrożysz elektroniczny obieg wniosków urlopowych i załatwisz sprawy związane z urlopami kilkoma kliknięciami. 🖱️

Odkryj

Przykład – prawo do 26 dni urlopu w pracy rozpoczętej po studiach

Michał ukończył filologię szwedzką na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie w 2021 roku. Od razu po uzyskaniu tytułu magistra rozpoczął pracę w polskim oddziale zagranicznej korporacji, współpracując ze skandynawskimi klientami.

Pierwszy dzień zatrudnienia wypadł 13 września 2021 roku. To oznaczało, że pracodawca naliczał Michałowi urlop cząstkowy z dołu, czyli po upływie każdego miesiąca pracy, do końca 2021 roku.

1 stycznia 2022 roku i 1 stycznia 2023 roku pracownik nabył prawo do urlopu z góry – ale wciąż 20 dni. 12 września 2023 roku Michał osiągnie 10-letni staż pracy (8 lat za studia i 2 lata zatrudnienia), dzięki czemu zyska 26 dni urlopu w roku kalendarzowym. Pracodawca będzie musiał uzupełnić pulę urlopową Michała o minimum 6 dni, jeśli pracownik wykorzysta 20 dni urlopu przed 12 września.

Przykład – praca po studiach łączonych z pracą na UoP

Załóżmy, że student zbliża się do ukończenia 5-letnich studiów magisterskich i ma za sobą 3 lata pracy na podstawie umowy o pracę. Chce zmienić miejsce zatrudnienia, kiedy uzyska dyplom. Pracodawca, który zatrudni absolwenta, weźmie pod uwagę nie okres pracy, tylko okres nauki. Dlaczego? Drugie rozwiązanie jest korzystniejsze dla pracownika. Ukończona szkoła wyższa daje 8 lat do stażu pracy, czyli aż 5 lat więcej w porównaniu z 3-letnim okresem zatrudnienia na UoP. Kiedy miną 2 lata, pracownik zyska prawo do 26 dni urlopu.

26 dni urlopu – ile to godzin?

Zgodnie z art. 154² § 1 k.p. pracodawca udziela urlopu:

• w dni, które są dla pracownika dniami pracy według obowiązującego go rozkładu,
• w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu.

Art. 154² § 2 k.p. doprecyzowuje, że 1 dzień urlopu równa się 8 godzinom pracy, więc 26 dni urlopu to 208 godzin. Niemniej istnieją wyjątki od tego przepisu. Chociażby w systemie równoważnego czasu pracy 1 dzień urlopu wypoczynkowego może odpowiadać 4, 6, 8 czy 12 godzinom pracy w zależności od grafiku danej osoby.

Przykład – przeliczenie 26 dni urlopu na godziny w podstawowym systemie czasu pracy na cały etat i pół etatu

Sylwia pracuje w podstawowym systemie czasu pracy – od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00. W tym przypadku każdy dzień urlopu wypoczynkowego równa się 8 godzinom. Gdyby zmniejszyć wymiar czasu pracy do 1/2 etatu, przysługiwałoby jej 13 dni urlopu, czyli 104 godziny. Jeżeli Sylwia pracowałaby przez 4 godziny dziennie, to właśnie tyle odejmowałby pracodawca za każdy dzień wolnego z puli urlopu przeliczonej na godziny.

Przykład – przeliczenie 26 dni urlopu na godziny w systemie równoważnego czasu pracy

Wiktora obejmuje system równoważnego czasu pracy. W zależności od grafiku pracuje od 4 do 12 godzin dziennie (dłuższy dzień pracy jest rekompensowany krótszym lub wolnym). To oznacza, że 3 dni urlopu wypoczynkowego mogą równać się 12 godzinom (3 dni x 4 godziny) lub nawet 36 godzinom (3 dni x 12 godzin). Co ważne, jeśli Wiktor złoży wniosek o urlop wypoczynkowy z dużym wyprzedzeniem, to pracodawca może ułożyć grafik tak, aby dobowy wymiar czasu pracy wynosił 8 godzin w tym okresie. To rozwiązanie optymalne dla obu stron.

Jeśli pracownikowi należy się 26 dni urlopu na rok kalendarzowy, to ile może wykorzystać w ciągu miesiąca?

Nawet cały, o ile pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy z góry i pracodawca zaakceptuje taki wniosek.

Zgodnie z art. 153 § 2 k.p. pracownik nabywa prawo do kolejnych urlopów – czyli po urlopie w roku kalendarzowym, w którym podjął pierwszą pracę – w każdym następnym roku kalendarzowym. To oznacza, że pracownik zyskuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego (w zależności od stażu pracy) już 1 stycznia (z góry). Dla porównania – osoba, która podejmuje pierwszą pracę w życiu, nabywa prawo do urlopu cząstkowego po upływie każdego miesiąca pracy (z dołu).

Przykład – wykorzystanie całego urlopu wypoczynkowego w jednym miesiącu

Diana podpisała pierwszą umowę o pracę w życiu po ukończeniu studiów magisterskich w 2023 roku. Zawarła umowę na okres próbny na 3 miesiące, po czym podpisała umowę na czas nieokreślony. Pracodawca naliczał Dianie 2 dni urlopu wypoczynkowego po upływie każdego miesiąca pracy, bo zaokrąglił ustawowe 1,66 dnia za miesiąc w górę, chociaż nie musiał tego robić. Gdyby pracowniczka zmieniła miejsce zatrudnienia w 2023 roku, kolejny pracodawca naliczałby urlop w ten sam sposób. 

Już 1 stycznia 2024 roku Diana zyska prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego z góry. Teoretycznie – mogłaby go wykorzystać w całości już w pierwszym miesiącu roku. Taką samą możliwość będą mieli jej starsi współpracownicy, którym będzie przysługiwać 26 dni urlopu z góry. Diana nabędzie prawo do tego wyższego wymiaru w połowie 2025 roku, o ile będzie zatrudniona i ten czas wliczy się do stażu urlopowego.

Przykład – wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przed zmianą i po zmianie pracodawcy

Ostatni dzień zatrudnienia Dariusza u dotychczasowego pracodawcy wypada 31 sierpnia 2023 roku. Już 1 września Dariusz zaczyna pracę w innym przedsiębiorstwie. To oznacza, że obaj pracodawcy muszą naliczyć urlop proporcjonalny – pierwszy za 8 miesięcy zatrudnienia, drugi – za 4 miesiące zatrudnienia. Wyjątkiem byłaby sytuacja, w której Darek podpisałby np. umowę na okres próbny na 2 miesiące. Wtedy pracodawca naliczyłby urlop wypoczynkowy stosowny do tego okresu. 

Pracownikowi należy się 26 dni urlopu w ciągu roku kalendarzowego.

26 dni : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc

2,16 dnia urlopu x 8 miesięcy = 17,28 dnia urlopu ≈ 18 dni urlopu za okres od stycznia do sierpnia

Dariusz wykorzystał tylko 3 dni urlopu w maju, więc musi wykorzystać 15 dni urlopu w okresie wypowiedzenia, czyli np. od 10 do 15 sierpnia (liczą się dni robocze, a 15 sierpnia to dzień ustawowo wolny od pracy). Jeśli pracownik nie pójdzie na urlop, pracodawca będzie musiał wypłacić mu ekwiwalent. Kolejny pracodawca naliczy mu 8 dni urlopu wypoczynkowego. Darek może złożyć wniosek o 8 dni urlopu w dowolnym momencie, bo nie dotyczy go art. 153 § 1 k.p., obejmujący rok kalendarzowy, w którym pracownik podjął zatrudnienie po raz pierwszy w życiu.

Czy wiesz, że pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop szybciej niż wynagrodzenie?

Jeśli wypłacisz ekwiwalent urlopowy z wynagrodzeniem, które przelewasz do 10. dnia kolejnego miesiąca, postąpisz niezgodnie z orzecznictwem. Z wyroków SN wynika, że ekwiwalent wypłaca się najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia.

Dowiedz się więcej o zasadach naliczania i wypłacania ekwiwalentu za urlop

Przykład – wykorzystanie całego urlopu wypoczynkowego w miesiącu po urlopie związanym z rodzicielstwem

Zgodnie z art. 163 § 3 k.p. matka i ojciec dziecka oraz inny członek najbliższej rodziny, którego wymienia art. 175¹ pkt 3 k.p., mogą złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, z którego skorzystają bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany do udzielenia takiego urlopu – nawet całej puli na raz. Co więcej, osoba wnioskująca może wybrać wtedy i bieżący, i zaległy urlop. Ten sam przepis stosuje się do urlopu rodzicielskiego.

Komu przysługuje aż 35 dni urlopu zamiast 26 dni urlopu?

„Wszedł nowy urlop, o którym mało kto wie. Wystarczy wniosek i pracodawca musi zapłacić”¹ – niestety, media komunikujące, że pracownikom należy się aż 35 dni urlopu w związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, nieco… mijają się z prawdą.

Owszem, nowe przepisy wprowadziły dodatkowe dni wolne dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Sęk w tym, że:

• po pierwsze – nie powiększają one puli urlopu wypoczynkowego, która się nie zmieniła i wynosi 20 lub 26 dni dla pracownika zatrudnionego na pełny etat,
• po drugie – są albo bezpłatne, albo płatne w 50%,
• po trzecie – wcale nie trzeba z nich skorzystać jak z urlopu wypoczynkowego, do którego prawa nie można się zrzec. Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, narazi się na karę grzywny – nawet do 30 000 zł.

Skąd się wzięło 9 dodatkowych dni „urlopu”?

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, potocznie nazywane urlopem z powodu siły wyższej, obejmuje 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. Taki wymiar przysługuje pełnoetatowcowi. Pracodawca wypłaci 50% wynagrodzenia za okres zwolnienia, przy czym obliczy tę kwotę według zasad zbliżonych do przepisów, które regulują obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Nowy urlop opiekuńczy, który obejmuje 5 dni w roku kalendarzowym dla osoby zatrudnionej na pełny etat, przysługuje, kiedy pracownik musi się zająć bliską osobą wskutek poważnych względów medycznych. To zwolnienie od pracy jest bezpłatne.

Mamy łącznie 7 dni, co daje 33 dni wolne włącznie z 26 dniami urlopu wypoczynkowego. Osiągniemy 35 dni urlopu, kiedy uwzględnimy także 2-dniową opiekę nad dzieckiem na podstawie art. 188 § 1 Kodeksu pracy.

W efekcie okazuje się, że 35 dni wolnego oznacza konieczność skorzystania ze zwolnienia płatnego w 50%, bezpłatnego urlopu opiekuńczego i opieki nad dzieckiem. Pula okazuje się niedostępna dla pracowników, którzy nie wychowują dzieci do 14. roku życia. Co prawda pozostaje im 33 dni wolnego, ale 7 dni oznacza mniejsze wynagrodzenie.

¹https://www.rynekzdrowia.pl/Prawo/Wszedl-nowy-urlop-o-ktorym-malo-kto-wie-Wystarczy-wniosek-i-pracodawca-musi-zaplacic,246259,2.html