Czy pracownik musi wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego bez przerwy? Dwutygodniowy urlop w różnych scenariuszach

Chociaż Kodeks pracy umożliwia swobodny podział wymiaru urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika, prawo stanowi, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać co najmniej 14 kalendarzowych. Jak interpretować ten przepis? Sprawdź, czy 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem, czy prawem pracownika. Wyjaśniamy, jak rozliczyć długi urlop w wymiarze dziennym i godzinowym.

Dwutygodniowy urlop w Kodeksie pracy

Według art. 152 § 1 i 2 Kodeksu pracy pracownikowi należy się coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy, którego nie może się zrzec. Niemniej to nie znaczy, że trzeba wykorzystać ciągiem np. 20 czy 26 dni urlopu. Zgodnie z art. 162 k.p. urlop wypoczynkowy dzieli się na części na wniosek pracownika. Minimum jedna część wypoczynku powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (bez żadnej przerwy!).

👉 Obsługa kadrowo-płacowa Twojej firmy w TribePerk zapewni Ci dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online. Dzięki niej wdrożysz elektroniczny obieg dokumentów – w tym wniosków urlopowych. Co więcej, Twoi pracownicy samodzielnie będą sprawdzać, ile dni wolnego zostało im do końca roku, a każda nieobecność zostanie automatycznie uwzględniona w module płacowym, który przyspiesza naliczanie wynagrodzeń.

Jak liczyć 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego?

Z art. 162 k.p. wynika, że 14 dni wypoczynku obejmuje nie tylko dni robocze, które wynikają z rozkładu czasu pracy pracownika, ale również dni wolne, np. święta i weekendy. Zatem dwutygodniowy wypoczynek wcale nie oznacza, że limit urlopu wypoczynkowego pracownika zredukuje się o 14 dni. W przypadku standardowej pracy na pełny etat, czyli od poniedziałku do piątku, pracownik musi wziąć 10 dni urlopu, aby zyskać 14-dniowy nieprzerwany wypoczynek.

Przykład

Marcelina jest zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy. Pracuje od poniedziałku do piątku, w każdy dzień od 9:00 do 17:00. Pracowniczka wzięła urlop wypoczynkowy od 1 do 14 maja 2023 roku. 1 i 3 maja to dni ustawowo wolne od pracy, a 6 i 7 maja oraz 13 i 14 maja to weekendy. To oznacza, że Marcelina wykorzystała 14 dni kalendarzowych wypoczynku zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, ale pula urlopu zmniejszyła się tylko o 8 dni (2 maja, 3-5 maja, 8-12 maja), ponieważ tylko te są dniami roboczymi dla pracowniczki.

Jak przeliczyć 14 dni urlopu na godziny?

Co ważne, według art. 154² § 1 k.p. urlopu wypoczynkowego udziela się w dniach będących dla pracownika dniami pracy, ale rozlicza się w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Co do zasady, 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy (art. 154² § 2 k.p.). Marcelina z powyższego przykładu ma prawo do 208 godzin urlopu (26 dni × 8 godzin) w roku kalendarzowym i wykorzystała 64 godziny urlopu (8 dni × 8 godzin). 

Rozliczenie wyglądałoby inaczej, gdyby pracowniczka była zatrudniona w równoważnym systemie czasu pracy. Ten system pozwala wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12, 16, a nawet 24 godzin, co rekompensuje się dodatkowymi dniami wolnymi.

Przykład

Marcelina, pracująca w systemie równoważnego czasu pracy, musi przepracować 168 godzin w maju 2023 roku. Zgodnie z grafikiem powinna pracować przez 3 dni po 12 godzin w pierwszych 2 tygodniach maja. Jednak złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy od 1 do 14 maja. Pracodawca udzielił urlopu, spełniając warunek o nieprzerwanym 14-dniowym wypoczynku z art. 162 Kodeksu pracy. Jak powinien rozliczyć dwutygodniowy urlop wypoczynkowy w godzinach?

Dzień	Dobowy wymiar czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy	Liczba wykorzystanych godzin urlopowych
1.05.2023	Brak (święto)	Brak
2.05.2023	12 godzin	12 godzin
3.05.2023	Brak (święto)	Brak
4.05.2023	12 godzin	12 godzin
5.05.2023	12 godzin	12 godzin
6.05.2023	Brak (weekend)	Brak
7.05.2023	Brak (weekend)	Brak
8.05.2023	Brak (dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy)	Brak
9.05.2023	Brak (dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy)	Brak
10.05.2023	12 godzin	12 godzin
11.05.2023	12 godzin	12 godzin
12.05.2023	12 godzin	12 godzin
13.05.2023	Brak (weekend)	Brak
14.05.2023	Brak (weekend)	Brak

Marcelina wykorzystała 72 godziny urlopu wypoczynkowego (6 dni × 12 godzin). Pula urlopowa dostępna do końca roku kalendarzowego zmniejszyła się z 26 do 20 dni, ale liczba godzin urlopu do wykorzystania – z 208 do 136.

14 dni urlopu – obowiązek czy prawo pracownika?

Ze stanowiska rzecznika prasowego PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) wynikało, że nieprzerwane 14-dni wypoczynku jest obowiązkowe dla pracownika, nawet jeśli woli krótsze, a częstsze urlopy. Gdyby pracodawca dzielił urlop wypoczynkowy wyłącznie na krótkie, kilkudniowe odcinki, pracownik nie mógłby się w pełni zregenerować, odpoczywając od pracy.

Niemniej później PIP sprostowała, że pracodawca, który będzie udzielał pracownikowi krótszych urlopów na jego wnioski, nie popełni wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zatem jeśli pracownik nie chce skorzystać z 14 dni wypoczynku, nie trzeba go do tego zmuszać. Niemniej pracodawcy wolą postępować kodeksowo i nakłaniać pracowników do 14-dniowych wypoczynków, szczególnie w okresie letnim.

👉 Chociaż plan urlopów wypoczynkowych nie jest obowiązkowy w każdej firmie, warto go wdrożyć, aby zaplanować dłuższe urlopy pracowników ze sporym wyprzedzeniem.

Czy pracodawcy grozi kara za nieudzielenie 14 dni urlopu wypoczynkowego?

Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu wypoczynkowego tak, aby co najmniej 1 nieprzerwany wypoczynek obejmował 14 kolejnych dni kalendarzowych w ciągu roku, postąpi niezgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, ale… nie popełni wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zdaniem ekspertów ds. prawa pracy ten przepis odgrywa rolę sugestii, więc jeśli pracodawca się do niego nie zastosuje, nie narazi się na sankcję.

Art. 282 § 1 pkt 2 k.p. podaje, że pracodawca naraża się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego należnego pracownikowi lub bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu. Do tych przewinień nie zaliczamy udzielania krótkich urlopów na wnioski pracownika tak, że zyskuje on maksymalnie np. 9-dniowy wypoczynek (weekend, 5 dni urlopu wypoczynkowego od poniedziałku do piątku, weekend).

Dwutygodniowy urlop w pierwszej pracy w życiu

Osoba, która podpisała pierwszą umowę o pracę w życiu, zwłaszcza w trakcie roku, może nie wykorzystać nieprzerwanego 14-dniowego wypoczynku.

Dlaczego?

Zgodnie z art. 153 § 1 k.p. taki pracownik zyskuje prawo do 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługiwałby mu po przepracowaniu roku, z upływem każdego miesiąca pracy, a nie z góry na cały rok.

Przykład

Załóżmy, że firma zatrudniła osobę, która ukończyła szkołę wyższą, co daje 8 lat do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego. Nowemu pracownikowi przysługuje nie więcej niż 20 dni urlopu w roku kalendarzowym. Umowa o pracę obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 roku. Po upływie każdego miesiąca pracownik zyska 1,66 dnia urlopu (20 dni : 12 miesięcy). Co istotne, tę wartość można zaokrąglić w górę do 2 dni, ale nie trzeba.

Jeżeli przyjmiemy, że pracownik musi wykorzystać 10 dni urlopu wypoczynkowego, aby zyskać 14-dniowy wypoczynek bez przerw, byłoby to możliwe dopiero po przepracowaniu:

• 5 miesięcy (5 × 2 dni po zaokrągleniu = 10 dni urlopu wypoczynkowego) lub
• 7 miesięcy (7 × 1,66 dnia bez zaokrąglania = 11,62 dnia urlopu wypoczynkowego).

Ponadto nowy pracownik przez ok. pół roku nie mógłby wziąć ani jednego dnia urlopu, aby uzbierać pulę umożliwiającą zaplanowanie 14-dniowego wypoczynku.

Dopiero 1 stycznia 2024 roku pracownik zyska prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego z góry. To oznacza, że mógłby zaplanować długi wypoczynek już od 1 do 14 stycznia 2024 roku.

Czy można przerwać dwutygodniowy urlop wypoczynkowy lub zmienić jego termin?

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą przesunąć lub przerwać dwutygodniowy wypoczynek. Pracownik może złożyć wniosek o wykorzystanie urlopu w innym terminie ze względu na ważne przyczyny, np.:

• zachorowanie tuż przed urlopem,
• kłopoty rodzinne,
• kradzież samochodu niezbędnego do podróży,
• ostrzeżenia ministerstwa przed wyjazdem do danego kraju.

Pracodawca może zmienić termin urlopu ze względu na szczególne potrzeby i fakt, że nieobecność pracownika zakłóciłaby poważnie tok pracy. Do takiej sytuacji może dojść, kiedy kilka osób z tego samego działu niespodziewanie zachoruje i skorzysta z L4. Gdy pracodawca odwoła pracownika z urlopu w trakcie wypoczynku, np. po 7 dniach, musi pokryć dodatkowe koszty, np. noclegu, który przepada.

W takich sytuacjach można zaplanować kolejny 14-dniowy wypoczynek, ale nie trzeba, zwłaszcza jeśli pracownik nie ma już odpowiedniej liczby dni urlopu do wykorzystania.

👉 Dowiedz się, czy pracodawca może odrzucić wniosek o urlop, który został wpisany do planu urlopów wypoczynkowych.

Czy pracownik może wykorzystać 14 dni wypoczynku podczas dwutygodniowego okresu wypowiedzenia?

2 tygodnie okresu wypowiedzenia obowiązują pracownika, który podpisał umowę na okres próbny na 3 miesiące lub przepracował w danej firmie mniej niż 6 miesięcy.

Kiedy strony umowy o pracę rozwiązują ją w trakcie roku kalendarzowego, oblicza się urlop proporcjonalny, czyli adekwatny do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku rozwiązania umowy.

Jeśli założymy, że pracownikowi, który chce odejść z firmy w 5 miesiącu zatrudnienia, należy się 26 dni urlopu w skali roku, to będzie mógł wykorzystać 14 dni wypoczynku, o ile nie wziął wcześniej ani 1 dnia urlopu.

26 dni : 12 miesięcy = 2,16 urlopu za 1 przepracowany miesiąc

5 miesięcy × 2,16 dnia urlopu = 10,8 dnia urlopu ≈ 11 dni urlopu

Dwutygodniowy okres wypowiedzenia zaczyna się w niedzielę wypadającą po złożeniu wypowiedzenia, a ostatni dzień zatrudnienia wypada w sobotę. Wystarczyłoby 10 dni urlopu w dni robocze (od poniedziałku do piątku), aby pracownik wykorzystał 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Dodatkowe pytania o 14 dni urlopu