Podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika – kiedy przysługują i jak je odliczyć?

Pracownikowi, który dojeżdża do pracy z innej miejscowości, należą się podwyższone koszty uzyskania przychodu. To 300 zł miesięcznie i maksymalnie 3600 zł za rok podatkowy, które odejmuje się od podstawy opodatkowania. W efekcie pracownik płaci niższą zaliczkę na podatek dochodowy i otrzymuje nieco wyższe wynagrodzenie netto. Co musi wiedzieć pracodawca o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu? Kiedy wynoszą do 5400 zł za rok podatkowy?

1. Ile wynoszą pracownicze koszty uzyskania przychodów?
2. Czym są pracownicze koszty uzyskania przychodu?
3. Jak koszty uzyskania przychodu wpływają na wynagrodzenie netto pracownika?
4. Podstawowe koszty uzyskania przychodu – ile wynoszą i komu się należą?
5. Podwyższone koszty uzyskania przychodów – jakie warunki trzeba spełnić?
6. Jak rozliczyć koszty dojazdów do pracy, które przewyższyły roczne koszty uzyskania przychodów?
7. Jak złożyć oświadczenie o kosztach uzyskania przychodów?
8. Jak zrezygnować z kosztów uzyskania przychodów?
9. Czy podwyższone koszty uzyskania przychodów należą się pracownikowi zdalnemu?
10. Czy pracodawca nalicza koszty uzyskania przychodów po ustaniu zatrudnienia?
11. Dodatkowe pytania o podwyższone KUP
    1. Czy pracodawca nalicza KUP, jeśli zwraca pracownikowi koszty dojazdu do pracy?
    2. Czy pracownikowi na L4 nalicza się koszty uzyskania przychodów?
    3. Ile razy nalicza się KUP, jeśli pracownik dostanie dwukrotnie wynagrodzenie w tym samym miesiącu?
    4. Jakie koszty uzyskania przychodu należą się przedstawicielowi handlowemu – podstawowe czy podwyższone?
    5. Jaka jest różnica między autorskimi a podwyższonymi kosztami uzyskania przychodów?

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – podsumowanie [tabela]

Warunki spełniane przez pracownika	Koszty uzyskania przychodu w skali miesiąca	Łączne koszty uzyskania przychodu w skali roku podatkowego	Podstawa prawna
Przychody z jednej umowy o pracę, miejsce zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy	250 zł	3000 zł	Art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof
Przychody z jednej umowy o pracę, miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, brak dodatku za rozłąkę	300 zł	3600 zł	Art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof
Przychody z co najmniej dwóch umów o pracę, miejsce zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy	–	4500 zł	Art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy o pdof
Przychody z co najmniej dwóch umów o pracę, miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, brak dodatku za rozłąkę	–	5400 zł	Art. 22 ust. 2 pkt 4 ustawy o pdof

Czym są koszty uzyskania przychodu pracownika (KUP)?

Przychód pracownika to np. wynagrodzenie zasadnicze z tytułu umowy o pracę. Pracownik ponosi koszty uzyskania przychodu, kiedy wydaje pieniądze w celu zdobycia tych przychodów, np. kupuje miesięczny bilet kolejowy, aby dojeżdżać z Oławy do pracy we Wrocławiu.

Jaka jest różnica między kosztami pracownika a kosztami działalności gospodarczej?

Przedsiębiorca, który podróżuje pociągami, aby przeszkolić firmy klientów w różnych miastach, może uwzględnić wydatki na bilety – co do grosza – w kosztach uzyskania przychodu. Co do zasady, pracownikowi należą się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu, czyli stała kwota, określona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracownik nie musi w żaden sposób udowadniać pracodawcy, że poniósł koszty uzyskania przychodu. Należą mu się ustawowo, aczkolwiek pracownik może zrezygnować z ich odliczania. Wystarczy, że złoży elektroniczne lub papierowe oświadczenie lub wypełni PIT-2 opisany w dalszej części artykułu.

Co dają koszty uzyskania przychodu pracownikowi?

Koszty uzyskania przychodu wpływają na podstawę opodatkowania. Od niej nalicza się zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jak to wygląda w praktyce?

Od przychodu pracownika odejmuje się koszty uzyskania przychodu (250 zł lub 300 zł miesięcznie, przy czym obowiązuje także limit roczny) i składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika. Na podstawie tej kwoty oblicza się zaliczkę na pdof, od której można odjąć kwotę zmniejszającą podatek, czyli 100 zł, 150 zł lub 300 zł zgodnie z oświadczeniem pracownika na formularzu PIT-2.

Wynagrodzenie brutto	10 000 zł
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	10 000 zł
Składki na ubezpieczenie społeczne (13,71%), w tym składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%), chorobowe (2,45%) i rentowe (1,5%)	976 zł + 245 zł + 150 zł = 1371 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	10 000 zł – 1371 zł = 8629 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%)	776,61 zł
Koszty uzyskania przychodu	300 zł
Kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy	300 zł
Stawka procentowa podatku	12%
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy	10 000 zł – 300 zł – 1371 zł = 8329 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	8329 zł × 12 % = 999,48 zł 999,48 zł – 300 zł = 699,48 zł
Zaliczka na podatek dochodowy do przekazania urzędowi skarbowemu (po zaokrągleniu do pełnych złotych)	699 zł
Wynagrodzenie netto	7153,39 zł

Podstawowe koszty uzyskania przychodów dla pracowników

Art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof stanowi, że podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł za rok podatkowy dla pracownika, który uzyskuje przychody z jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy (czyli np. umowy o pracę),
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej.

O ile przepis nie wskazuje tego wprost, o tyle ten pracownik powinien mieszkać na stałe lub czasowo w lokalizacji zakładu pracy. Takiego pracownika nazywamy „miejscowym”, w odróżnieniu od pracownika „zamiejscowego”, któremu należą się nie podstawowe, tylko podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Kiedy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof podwyższone koszty uzyskania przychodów wynoszą 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł za rok podatkowy dla pracownika, który:

• mieszka na stałe lub czasowo poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie dostaje z tego tytułu dodatku za rozłąkę.

Jeśli podatnik (pracownik), który spełnia te dwa warunki, uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy,
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej,

według art. 22 ust. 2 pkt 4 ustawy o pdof należą mu się podwyższone koszty uzyskania przychodów do 5400 zł za rok podatkowy. Ten limit obowiązuje także pracowników, którzy mieli podpisane co najmniej dwie umowy o pracę w danym roku, ale jedną na krótki okres, np. 3 miesiące.

Teoretycznie – podwyższone koszty uzyskania przychodu mają rekompensować pracownikowi dojeżdżającemu do pracy z innej miejscowości wyższe wydatki, które ponosi w związku z podróżą. Jednak w praktyce może się okazać, że pracownik, który mieszka na wsi w pobliżu dużego miasta, dojedzie do firmy zlokalizowanej na jego obrzeżach szybciej, niż pracownik mieszkający w centrum. Pierwszemu będzie przysługiwać 300 zł kosztów, a drugiemu – 250 zł, mimo że spędza w trasie więcej czasu, co może wiązać się z np. droższymi biletami czy większym zużyciem paliwa.

Co zrobić, jeśli pracownik wydał na dojazdy do pracy więcej, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 11 ustawy o pdof pracownik, który zapłacił za dojazdy do zakładu pracy więcej, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodów, może ująć te realne wydatki w rocznym rozliczeniu podatku.

To możliwe, o ile pracownik:

• może udokumentować te wydatki imiennymi biletami okresowymi,
• podróżował środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Ustawa nie pozwala na ujmowanie w kosztach rachunków za paliwo czy przejazdy taksówkami.

Załóżmy, że pracownik dojeżdżał do biura przez 6 miesięcy, podróżując z sąsiadem, który pracował niedaleko siedziby firmy. Sąsiad zmienił pracę, więc pracownik dojeżdżał do pracy autobusami, tramwajami lub pociągiem przez kolejne pół roku, używając biletów imiennych. W związku z tym zapytał specjalistę ds. kadr i płac, czy może dodać te wydatki do podstawowych kosztów uzyskania przychodu. To niemożliwe, ponieważ ustawa o pdof pozwala na odliczanie albo zryczałtowanej kwoty (3000 zł rocznie w tym przypadku), albo realnych wydatków na dojazdy. Nie można łączyć tych kwot. Gdyby pracownik wydał na bilety więcej niż 3000 zł w 6 miesięcy, spełniłby warunek określony w art. 22 ust. 11 ustawy o pdof.

Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu

Nowy wzór PIT-2 (wersja 9) umożliwia złożenie oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu. Wystarczy zaznaczyć pusty kwadrat w części F w okienku nr 12. Jeśli pracownik się przeprowadzi do miasta, w którym pracuje, powinien złożyć PIT-2 kolejny raz, ale tym razem z zaznaczonym kwadratem w części F w okienku nr 13. Tym sposobem zrezygnuje z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (300 zł), więc pracodawca będzie odliczał podstawowe (250 zł).

PIT-2 można składać wielokrotnie w ciągu roku, zawsze, kiedy zmienią się okoliczności, które wpływają na obliczenie zaliczki na pdof. Co ważne, pracodawca nie poniesie żadnych konsekwencji, jeśli pracownik złoży oświadczenie niezgodne z prawdą.

Firmy nie są zobowiązane do stosowania oryginalnego PIT-2. Pracownik może zgłosić, że chce skorzystać z podwyższonych kosztach uzyskania przychodu w inny sposób, np. na formularzu przygotowanym przez pracodawcę lub za pośrednictwem systemu kadrowo-płacowego. Na platformie kadrowo-płacowej TribePerk informacja o KUP znajduje się w warunkach umowy o pracę każdego pracownika. Dostęp do innowacyjnej platformy online, która automatyzuje naliczanie wynagrodzeń i zastępuje niewspółpracujące aplikacje kadrowo-płacowe, zyskujesz w ramach obsługi płacowej Twojej firmy w TribePerk.

Rezygnacja z kosztów uzyskania przychodu przez pracownika

Jeśli pracownik chce zrezygnować z odliczania kosztów uzyskania przychodu, powinien zaznaczyć pusty kwadrat w części H w okienku 16 na formularzu PIT-2.

Tę informację można wprowadzić również do warunków umowy o pracę pracownika na platformie kadrowo-płacowej TribePerk. 

Czy podwyższone KUP stosuje się w pracy zdalnej?

Tak, niezależnie od tego, czy pracownik pracuje tylko częściowo, czy całkowicie zdalnie pod adresem poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zdalny pracownik zachowuje prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, ponieważ art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o pdof podają jako warunek „miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy”. To określenie nie jest równoznaczne z „miejscem wykonywania pracy”.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu po ustaniu zatrudnienia

Pracownik, który dojeżdżał z Kostrzyna do biura w Poznaniu, korzystał z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W związku z wyprowadzką do Warszawy złożył wypowiedzenie. Załóżmy, że ostatni dzień okresu wypowiedzenia umowy o pracę wypada 31 maja 2023 roku, a termin wypłaty wynagrodzenia za maj wypada 10 czerwca 2023 roku, czyli po ustaniu zatrudnienia.

Które koszty uzyskania przychodu powinien naliczyć pracodawca – podstawowe czy podwyższone? A może żadne?

Zgodnie z ustawą o pdof płatnik (pracodawca) wypłacający świadczenie z tytułu umowy, która już nie obowiązuje, pomija oświadczenia i wnioski złożone wcześniej przez podatnika (pracownika) z wyjątkiem wniosków o:

• niestosowanie ulgi dla młodych,
• niestosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (zarówno podstawowych, jak i podwyższonych),
• rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów (autorskich).

W omawianym przypadku pracownik złożył oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, które nie znajduje się na liście wyjątków. To oznacza, że pracodawca powinien je pominąć i naliczyć podstawową kwotę – 250 zł zamiast 300 zł. Gdyby pracownik zrezygnował z pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, pracodawca musiałby uwzględnić ten wniosek i nie obniżyłby podstawy opodatkowania o KUP.

Dodatkowe pytania o podwyższone KUP